Sendo inúmeras as vantagens que Digitalização proporciona à Gestão de Arquivos, destacamos as seguintes:

• Acessibilidade : o documento fica acessível a qualquer utilizador credenciado onde quer que se encontre, até mesmo fora das instalações da empresa ( via Internet );
• Recolha automática de informações via OCR;
• Rapidez de acesso à Informação;
• Baixos custos de manutenção dos sistemas de armazenamento lógico;
• Segurança e confidencialidade garantida através de restrições lógicas de acesso à informação;
• Eventual possibilidade de eliminação do documento físico com as vantagens subsequentes;
• Controlo, monitorização e estatistica;
• Transposição de microfilmes para formato digital.

Todo o processo de digitalização começa na preparação dos documentos a digitalizar ( remoção de agrafos ou de vincos, por exemplo ) que serão colocados em prateleira para posterior recolha do operador que irá conferir conteúdos, e, se tudo estiver em conformidade, digitalizá-los. Nesta fase, é executado o primeiro controlo de qualidade, através da visualização do documento digitalizado e se este conferir com o original, o documento digital é enviado para a base de dados e o documento original arquivado, conforme se encontrava antes do processo de digitalização.