Há 28 anos no mercado, o atual Grupo EAD, composto pelas empresas EAD, Fin-Prisma e Papiro, tem-se vindo a distinguir pela sua capacidade de gestão documental. É, atualmente, um dos principais players a oferecer soluções BPO (Business Process Outsourcing), destacando-se ainda nas vertentes de desenvolvimento de software, reciclagem segura e confidencial de documentos.

Já há 28 anos no mercado, a EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, SA, começou a sua “atividade pelo serviço de custódia e gestão de documentos de arquivo”. Ao final de quase três décadas de experiência, mudanças e inovação, a organização tem como finalidade responder “a necessidades no tratamento da documentação em suporte papel com soluções tradicionais de gestão de arquivo, como a custódia, destruição segura, organização e avaliação documental”, oferecendo ainda “soluções digitais às organizações para promover a agilidade, rapidez, mobilidade, compliance, otimização de custos e competitividade”.

Paulo Veiga, o CEO do Grupo EAD, revela que se sente orgulhoso por ter sido “pioneiro no tecido empresarial português”, uma vez que “implementar um projeto inovador em Portugal não foi fácil”. Dos momentos marcantes destaca o ano de 2001, ao “lançarmo-nos no serviço de digitalização”, e os anos entre 1999 e 2011, considerando-os “um marco histórico”, pois resultaram em três delegações em Vila do Conde, Açores e Madeira, os dois últimos pioneiros no país.

“A transformação digital veio abrir um leque de oportunidades ao mundo digital e global que o Grupo EAD tem sabido aproveitar, posicionando-se como um dos principais players a oferecer soluções business process outsourcing (BPO), principalmente na otimização dos processos documentais e serviços associados às principais atividades das empresas”, destaca o CEO do grupo.

“Temos notado uma grande preocupação, por parte das organizações em investirem em tecnologia”

Em 2016, o grupo adquiriu a Fin-Prisma, que se encontrava no ativo desde 1995, operando na área tecnológica. Marco Santos, o CEO da empresa, explica que esta “está muito vocacionada para soluções de transformação digital” e, é precisamente nesta vertente que a organização vem apoiar o Grupo EAD.

“A nossa missão é transformar o negócio dos nossos clientes, usando como meio a tecnologia e complementar com a prestação de serviços, sempre numa ótica de disponibilizar soluções de gestão documental eletrónica, digitalização de processos, workflow, Robot Process Automation e inteligência artificial”, esclarece o CEO da Fin-Prisma.

Realça que “aquando da pesquisa de mercado para a aquisição de uma empresa tecnológica, procurámos uma empresa complementar para nos consolidarmos no mercado, uma empresa que fosse capaz de dar apoio necessário à integração de soluções e serviços que pretendíamos”.

“Com a integração no Grupo EAD, a Fin-Prisma veio aportar mais-valias de agilidade e inovação nas soluções apresentadas às empresas através do desenvolvimento e implementação de soluções informáticas para a gestão documental com vista à melhoria e otimização dos processos de trabalho das organizações”, acrescenta o representante da Fin-Prisma.

Mais recentemente, em outubro do ano passado, o Grupo EAD adquiriu a Papiro, a empresa que oferece soluções nas áreas da preservação, segurança e acessibilidade de registos de informação. Luís Bravo, o CEO da Papiro, confidenciou que “numa primeira fase, foi necessário compreender a realidade do grupo, os seus objetivos estratégicos e a sua visão de futuro, bem como a forma de posicionamento e os seus modelos de trabalho”. O responsável da Papiro afirma que a integração da empresa no grupo “saiu de certa forma facilitada”, pois “sempre fomos empresas que cresceram em conjunto com o mercado e com as suas alterações de modelo e tecnologia”.

“Vamos ‘olhar’ para os nossos colaboradores e vamos promover uma cultura de inovação no Grupo EAD”

“Foi elaborado um planeamento em função desses objetivos, reajustando investimentos, serviços, recursos e efetuado um levantamento de sinergias, de forma a colocar a Papiro na mesma direção dos objetivos gerais, contribuindo para o reforço do Grupo EAD no mercado em que se insere”, acrescenta.

Para Luís Bravo, “a procura constante na melhoria do serviço, obrigou a desenvolver internamente metodologias na criação de soluções inovadoras”, reiterando que “estes serviços, anexados a uma oferta global do grupo, permitem disponibilizar um leque de serviços mais abrangente, com o objetivo de simplificar a vida ao cliente, de forma que a oferta seja ajustada à realidade atual e garantindo aos nossos clientes um parceiro de futuro”.

Por isso, “o desenvolvimento de plataformas de gestão documental opensource, assinatura de documentos digitais, a estafetagem, printing e finishing e os quiosques multimédia são exemplo de serviços que complementam a nossa oferta como grupo”, garante o CEO da Papiro.

Os objetivos sustentáveis e económicos são também uma das maiores preocupações e considerações do Grupo EAD. Quando questionado sobre a temática da sustentabilidade e da economia circular, Luís Bravo não hesita: “a Papiro tem feito um forte investimento na área da economia circular, disponibilizando serviços que permitem aos nossos clientes contribuir de forma direta para a reciclagem de papel, bem como para a destruição certificada de suportes digitais, aliando a sustentabilidade à segurança da informação”.

Adicionalmente, “o crescimento económico, associado aos processos de redução de consumo de recursos incrementando mais tecnologia, pode contribuir para a promoção da economia circular. Deste modo, a Papiro oferece, hoje, soluções tecnológicas que permitem a rapidez de circulação de documentos e dados digitais, contribuindo para a diminuição dos consumos em papel e diminuindo indiretamente o consumo de recursos naturais”.

Em resultado de todos estes processos e serviços, no final de 2020, o grupo apresentou-se ao mercado prestando serviços de BPO “na otimização de processos documentais das organizações locais, com soluções para diversas áreas das empresas, como despesas de pessoal, accounts payable, mailroom digital e armazenamento na nuvem”, como também presta “serviços de desenvolvimento aplicacional na área dos sistemas de gestão documental (DMS), com o software read, write & share (RWS), uma solução de gestão documental e workflow desenvolvida pela EAD e disponibilizada em Saas (Software as a Service), personalizável de acordo com as necessidades de cada organização”.

A internacionalização
Para Paulo Veiga, o objetivo desde a criação da empresa era a sua internacionalização, mas “foi um processo longo”. “Há que ter cautela, adaptar e definir a melhor estratégia consoante o mercado abordado”. Optaram pela Roménia, uma vez que “se apresentava como uma economia em expansão e com um enorme potencial para desenvolvimento de soluções de BPO”, sendo que parte da missão passa também por “ajudar as organizações romenas a tornarem os seus processos de negócio mais digitais, eficientes e ágeis”.

Urgência na transição digital
Marco Santos, o CEO da Fin-Prisma, a empresa do grupo vocacionada para a vertente digital, confirma que “temos notado uma grande preocupação, por parte das organizações em investirem em tecnologia, segurança e, até, na renovação do parque informático”.

“A transformação digital veio abrir um leque de oportunidades ao mundo digital e global que o Grupo EAD tem sabido aproveitar, posicionando-se como um dos principais players a oferecer soluções business process outsourcing (BPO)”

Em resultado da pandemia, o CEO não tem dúvidas: “O apoio do Estado para a transição digital foi muito importante para que as organizações, finalmente, avançassem nesse sentido. Já me parece óbvio e claro para todos que, para as empresas sobreviverem, a digitalização, e até as novas formas de trabalhar, são o futuro imediato, o presente.”
É neste âmbito que a ajuda do grupo pode ser fundamental para apoiar os negócios a transformarem-se, fornecendo-lhes soluções digitais. “Prestamos serviços na área de desenvolvimento de soluções de gestão de documentos e processos sustentadas em tecnologia que normalmente são disponibilizadas em ambiente cloud”.

O futuro
O CEO do grupo revela que o foco, para a próxima década, está “em pensar ‘fora da caixa’”. “Os nossos desafios e objetivos estratégicos advêm sempre do mapeamento da estratégia da empresa e das infraestruturas”, tendo sempre presente a “orientação para os clientes e para o mercado, competitividade, logística, criação de valor e sustentabilidade financeira, ambiental e sustentabilidade para os stakeholders”.

Marco Santos, da Fin-Prisma, destaca ainda que “o paradigma da gestão documental mudou muito”, referindo que o objetivo passa também por “gerir, organizar e rastrear informação em formato digital”.

Mesmo assim, os desafios vão também considerar o valor humano, “vamos ‘olhar’ para os nossos colaboradores e vamos promover uma cultura de inovação no Grupo EAD”, concluiu.

Trabalhar com três CEO
Quando questionado sobre o trabalho em equipa, Paulo Veiga não hesita: “Fácil. É como trabalhar com dois amigos”. Sendo este um caminho “motivante, desafiante e de partilha”, como acrescenta Luís Bravo.

Os CEO da Fin-Prisma e da EAD, Marco Santos e Paulo Veiga, já têm história a trabalhar juntos. “Houve, desde sempre, um grande alinhamento relativamente ao que queríamos para o Grupo EAD, partilhamos a mesma visão e as mesmas ambições”, explica Marco Santos.

Com a entrada da Papiro, um novo elemento chegou à equipa. “O Luís é um recém-chegado ao grupo, sendo alentejano e benfiquista, passou logo com distinção em duas das provas mais difíceis aqui na EAD”, remata Paulo Veiga.

O CEO da Papiro também não poupa nos elogios aos colegas e caracteriza o CEO do grupo como “um empreendedor nato, sempre na procura de tornar o Grupo EAD um pilar de excelência e qualidade, ajudando em tudo o que é necessário, relembrando as prioridades”, e o CEO da Fin-Prisma como “um perfeito advisor na implementação de novas soluções para o grupo”.

Para Marco Santos, uma coisa é certa: “Quando existe todo este alinhamento, torna-se muito fácil e gratificante trabalharmos em conjunto, existindo uma relação de confiança muito forte no trabalho e competência uns dos outros.”

(in https://pmemagazine.sapo.pt/grupo-ead-tres-cabecas-uma-so-sentenca/)