A gestão documental permite às empresas organizarem de uma forma racional e disponível os processos e os documentos essenciais à sua atividade. Conheça as 7 prioridades ao escolher uma solução de gestão documental.

A gestão documental simplifica e fomenta a produtividade das organizações e dos seus colaboradores. Além de disponibilizar conhecimento sobre documentos ou processos que estejam associados à empresa, também facilita a forma como se pesquisa e acede à informação, como se tramitam processos e até como se processam autorizações, integrando com os mais diversos sistemas.

Seguindo cada vez mais uma linha informatizada e uma lógica digital, em que todos os documentos e processos são iniciados na empresa ou nela introduzidos por vários meios de input (e-mail, telefone com registo, interação direta por introdução de dados ou introdução de solicitações à empresa), a gestão documental estabelece automatismos e linhas de workflow que permitem fazer posteriormente a triagem por tipologia de documentação, por forma a ser reencaminhada para leitura, atribuição de tarefa específica ou para gerar algum tipo de alerta.

Estando a informação trabalhada de forma centralizada, é assim possível saber quando a informação entrou no sistema, quem a tratou, quem lhe acedeu, quem a modificou e que outputs gerou. E tudo isto mantendo-se sempre guardada em segurança.

Conheça as 7 prioridades ao escolher uma solução de gestão documental.

1. Segurança da Informação

É um ponto crucial em qualquer solução de gestão documental. Abrange o cumprimento das normas do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e refere-se a toda a forma como a informação é:

  • Acedida
  • Salvaguardada
  • Protegida
  • Eliminada

Estando em formato digital, a informação mantém-se assim em segurança nos servidores da própria organização ou da empresa que lhe presta o serviço de gestão documental. Seja qual for o caso, há que procurar uma solução que respeite as normas previstas pelo RGPD. Assim, a solução de gestão documental terá de estar em total conformidade com os modelos de certificação de segurança de informação.

2. Acesso rápido e portabilidade

A solução de gestão documental deve permitir a realização rápida de ações tão essenciais como:

  • Introduzir informação
  • Consultar processos
  • Verificar e realizar tarefas
  • Visualizar ou reencaminhar informação

Deve ser rápida também na parte de decisão, ou seja, o documento ao entrar em sistema fica de imediato disponível para autorização e consulta. A portabilidade é outro ponto fundamental. A solução deve disponibilizar estas ações em qualquer lugar seja através de um telemóvel, tablet ou outro dispositivo de computação móvel. Isto envolve não só a fase de consulta e autorização, mas também a capacidade de poder imprimir num local remoto, se necessário.

3. Workflows e rastreabilidade da documentação

A gestão documental maximiza a automatização e captura de informação. Desse modo, facilita a tomada de ações de forma rápida e precisa sobre determinada informação de (entre outros exemplos):

  • Análise e compliance
  • Averiguação de cumprimento de prazos
  • Verificação estatística
  • Leitura de relatórios
  • Confirmação de tarefas

A centralização da informação e sua devida organização, permite o controlo e tramitação de processos. Nesse sentido, facilita a tomada de decisões e cumprimento de prazos e tarefas.

4. Ubiquidade da documentação

A questão dos e-mails está hoje amplamente vulgarizada. Diariamente, são enviadas milhões de mensagens por todo o mundo, tendo cada um de nós a sua quota-parte. Aliás, muitas vezes difundimos os mesmos emails – e documentos – por várias pessoas, o que pode gerar confusão e complexidade.

A gestão documental permite que um determinado documento fique disponível para várias pessoas, atribuindo-lhe diversas propriedades de permissão aos utilizadores, desde a consulta, alteração ou reencaminhamento.

Por isso, o controlo e rastreamento dos documentos permite documentos sempre atualizados e sabendo quem fez o quê e quando sobre as diversas versões do mesmo documento.

5. Alertas de timings

É fundamental que a solução de gestão documental permita controlar e informar timings tão cruciais como:

  • Datas e prioridades de execução de tarefas
  • Cumprimento de prazos
  • Renovações e obrigações legais

Do mesmo modo, deve transmitir os alertas de forma hierárquica (primeiro alerta, segundo alerta…), para que os utilizadores possam estar tranquilos e possam ter a certeza de serão lembrados naquele dia exato em que for preciso realizar determinada ação, ou até promover uma negociação para que o final de um contrato possa cumprir todos os trâmites normais e não entrar em incumprimento.

6. Gestão híbrida

A solução de gestão documental deve poder facultar um sistema híbrido, combinando a gestão documental normal com documentos físicos. Isto pode acontecer quando estes não têm um valor probatório digital. Assim sendo, a título de exemplo, permitir guardar todos os contratos assinados em papel num arquivo específico e associado à mesma empresa fornecedora da solução de gestão documental.

Imagine-se o caso de um contrato que tem de ser assinado fisicamente. Este, poderá não voltar a ser necessário após esse momento. Dessa forma, poderá ser documentado e introduzido na gestão documental com todos os dados relacionados para facilitar e agilizar o acesso posterior ou quaisquer alertas que possam ter de ser ativados, nomeadamente a sua localização física.

Da mesma forma o documento físico continuará a existir em papel e estará guardado em arquivo seguro. Isto é o que chamamos de uma solução híbrida da gestão documental.

7. Rumo ao paperless

Este é um tópico muito importante na gestão documental. Com a filosofia paperless falamos de empresas cada vez mais livres de documentação a circular fisicamente – privilegiando dessa forma os documentos nano digitais.

Conclusão

Em suma, a gestão documental traz simplificação e tranquilidade às empresas. Existem hoje ferramentas à medida de todas as necessidades e orçamentos. Por exemplo, as soluções não proprietárias baseadas em software open source poderão ser uma boa escolha quando o preço for o elemento mais sensível da equação – isto sem perder flexibilidade ou segurança.

A Papiro é referência nacional na Gestão Documental desde 2001, pautando a sua atuação pela procura constante das últimas tendências. É pioneira no setor ao ser das primeiras empresas a utilizar Software as a Service (SaaS). Assim, dá a possibilidade aos seus parceiros de utilizar as melhores soluções sem a necessidade de instalação de qualquer software ou de aquisição e manutenção de dispendiosos sistemas informáticos. Ao longo da sua atividade, alargou os serviços de custódia e consultoria documental aos de digitalização e automatização, aliados ao software de arquivo digital e workflow (Gestão Informática de Processos).

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