A gestão documental permite às empresas organizarem de uma forma racional e disponível os processos e os documentos essenciais à sua atividade. Conheça as sete prioridades ao escolher uma solução de gestão documental.

A gestão documental simplifica e fomenta a produtividade das organizações e dos seus colaboradores. Além de disponibilizar conhecimento sobre documentos ou processos que estejam associados à empresa, também facilita a forma como se pesquisa e acede à informação, como se tramitam processos e até como se processam autorizações, integrando com os mais diversos sistemas.

Seguindo cada vez mais uma linha informatizada e uma lógica digital, em que todos os documentos e processos são iniciados na empresa ou nela introduzidos por vários meios de input (e-mail, telefone com registo, interação direta por introdução de dados ou introdução de solicitações à empresa), a gestão documental estabelece automatismos e linhas de workflow que permitem fazer posteriormente a triagem por tipologia de documentação, por forma a ser reencaminhada para leitura, atribuição de tarefa específica ou para gerar algum tipo de alerta.

Estando a informação trabalhada de forma centralizada, é assim possível saber quando a informação entrou no sistema, quem a tratou, quem lhe acedeu, quem a modificou e que outputs gerou – e tudo isto mantendo-se sempre guardada em segurança.

Conheça as sete prioridades ao escolher uma solução de gestão documental.

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