Com os avanços tecnológicos, é normal que se preveja a eliminação do papel no interior das organizações. Porém, sabe-se perfeitamente que se trata de um processo gradual. Estamos a presenciar o momento em que diminuição das grandes quantidades de documentos físicos nas empresas é mais evidente.

Até há muito pouco tempo, os funcionários das empresas de quase todos os setores lidavam com toneladas de papel e com salas enormes que serviam de repositório dos mesmos. Devido à forte competitividade presente em Portugal e na Europa, o panorama está a mudar e as empresas portuguesas já olham para os DMS (Document Management Systems) com outros olhos.

A gestão documental e implementação de sistemas de informação numa empresa é atualmente essencial para fazer com que a mesma se destaque da concorrência.
Nos dias de hoje, existem cada vez mais dados nas empresas, e no mundo em geral, o que por vezes, torna o trabalho de acesso rápido à informação mais complicado, potenciando a perda de documentos e aumentando o tempo na tomada de decisões.

A implementação de um sistema de gestão documental permite que as empresas consigam gerir os fluxos de dados transformando-os em informação importante para o decorrer da sua atividade.

Neste artigo vamos abordar de que forma é que a gestão documental agiliza os processos internos e externos das empresas.

1. Digitalização dos documentos

É com a digitalização dos documentos que as empresas iniciam o processo de gestão documental. A digitalização consiste na transformação documentos físicos em formato digital seguindo uma série de regras previamente definidas. Após este processo, o documento é disponibilizado em sistema. Desta forma, qualquer elemento mediante parametrização de acessos/restrições consegue ter acesso imediato à informação, sendo pesquisável por qualquer campo previamente definido.

Face ao documento físico, o mesmo tem duas vias de resolução: a destruição certificada ou a custódia que é composta por caixas codificadas agregadas aos dados compostos dos documentos existentes. Em grande percentagem, são colocadas etiquetas com ID sequencial, afim de ser realizados processos de auditoria face ao que é integrado e as existências físicas.

Mesmo, que um documento seja eliminado ao nível digital, fica sempre registada tendo sempre a sua rastreabilidade anexada ao utilizador da ação.

2. Informações em tempo real

Através de um simples clique conjugado com um número, nome ou tipologia de cada documento, e sem sair do conforto da sua cadeira, torna-se possível e fácil de encontrar um documento.

A maioria das empresas portuguesas opta por adquirir sistemas alojados nas redes locais das mesmas, porém há quem vá mais além e aloje os sistemas em cloud.

Ambos os sistemas permitem aceder à informação presente nos documentos anteriormente digitalizados a qualquer hora à distância de um clique, mas através da cloud um gestor pode estar por exemplo, numa reunião no estrangeiro e aceder a qualquer documento através do seu dispositivo móvel ou fixo.

Uma outra vantagem é a centralização dos dados. Com isto, é possível retirar informação que permita acompanhar os resultados, face a determinado item, seja ao dia, à semana, ao mês, ao histórico ou mesmo em tempo real. Estes resultados, servem para delinear estratégias internas ou externas.

3. Rapidez na tomada de decisão

Por vezes, uma tarefa simples pode tornar-se complicada pelo simples facto de serem necessárias certas e determinadas informações que simplesmente não se encontram disponíveis no local certo. Isto pode ser originado por falhas de comunicação ou atrasos no processamento de dados.

A tomada de decisão é um processo composto por quatro etapas – reconhecimento do problema, identificação das opções, avaliação de cada opção e por fim escolha. Este processo torna-se bastante mais rápido se tiver toda a informação que necessita em segundos, o que lhe permite tomar uma decisão informada e assente em factos.

4. Aumento da produtividade

A produtividade é a relação entre a produção e os fatores de produção utilizados. A produção é definida pela quantidade de soluções produzidas. Os fatores de produção são, por exemplo, pessoas, máquinas, materiais e outros. Quanto maior for a relação entre a quantidade produzida por fatores utilizados, maior é a produtividade.

Logo, com a maior rapidez na disponibilização da informação e dos documentos, os colaboradores das organizações ficam disponíveis para realizar outras tarefas, o que leva a um aumento significativo da produtividade.

5. Redução do número de recursos gastos

A redução dos custos advém claramente dos pontos mencionados anteriormente – aumento da produtividade, da rapidez de tomada de decisão. Mas não só. O espaço físico utilizado pela empresa para guardar todos os documentos é também reduzido, visto que grande parte dos documentos passam a estar guardados nos servidores ou na Cloud. Assim elimina-se uma despesa que é muitas vezes pesada – a dos arquivos físicos de documentos.

6. Maior segurança

Atualmente, a informação é um dos bens mais valiosos que as empresas detêm. Sejam documentos legais, drafts de projetos ou dados de colaboradores e clientes, a sua perda representa a grande parte das vezes um prejuízo de que muito poucas empresas conseguem recuperar.

Como tal, com uma boa política de gestão documental, passa a usufruir de um maior controlo no acesso a determinado tipo de documentos, que só alguns funcionários deveriam ter acesso. Além disso, é possível monitorizar todo o tipo de operações, ou seja, quanto tempo demora um documento a ser lançado no sistema, se um documento é alterado ou se é eliminado, por quem e quando.

Esta monitorização é bastante fiável pois todos os funcionários para acederem ao sistema têm de fazer log-in, introduzindo o seu user e palavra-passe.

Conclusão

Processos ágeis são o que move qualquer empresa. Quanto mais veloz for a sua equipa, maior a capacidade de competir no mercado em que se encontra. Mas para que os seus processos se tornem realmente eficientes, precisa de estar em constantemente inovação pensando sempre em soluções inovadoras que possam contribuir para acelerar o ritmo do seu negócio.

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