Hoje em dia, grande parte dos documentos são transacionados por via eletrónica. A verdade é que em tempos de grandes preocupações com as questões ambientais, as ferramentas de assinatura eletrónica de documentos viabilizam uma atuação empresarial cada vez menos dependente de processos burocráticos, lentos e baseados na utilização de papel.

Num futuro próximo acreditamos que o uso de papel será cada vez menor e a seu tempo, ficará obsoleto, não só pelas preocupações ambientais, como também pela simplificação e desmaterialização de processos administrativos.

Tal como a assinatura tradicional é utilizada em documentos em papel, as assinaturas eletrónicas começam a ser utilizadas para identificação de autoria e assinatura de documentos eletrónicos, com o mesmo significado, grau de importância e validade legal.

Para assinar eletronicamente qualquer tipo de documento eletrónico a fim de comprovar inequivocamente a autoria do mesmo, o utilizador deve possuir uma assinatura eletrónica qualificada, única e pessoal, que comprove a sua identidade e que tenha sido emitida por uma entidade certificadora de confiança.

A utilização de assinatura eletrónica pode melhorar a performance da sua organização, nomeadamente ao nível da:

1. Eficiência nos processos de Trabalho

O processamento de documentos físicos diariamente requer muito esforço. Calcular o tempo que um colaborador leva para imprimir os documentos, um por um, ter os documentos assinados, ou seja, todo o processo de recolha de assinaturas que pode ir do simples estafeta até uma estação de correio ou entrega pessoal ao destinatário envolvido no processo. Todos estes tempos podem ser eliminados com a utilização das assinaturas eletrónicas. Depois de preparar um documento usando um software de edição de documentos, tudo o que precisa fazer é assiná-lo usando uma assinatura eletrónica e enviar para os restantes intervenientes eletronicamente e no final receber o documento assinados por todas as partes.

Com a assinatura eletrónica só assina uma vez o documento e não precisa rubricar todas as folhas do documento como acontece no documento físico.

2. Economia de Recursos

A adoção de assinaturas eletrónicas proporcionam às organizações uma grande redução recursos humanos e físicos. Ao fazer o processamento de documentos nano digitais, estamos a economizar a utilização de folhas de papel, custos com a impressão e com a manutenção dos equipamentos de impressão, com serviços de estafetagem e gestão do arquivo físico, uma vez que os documentos digitais ficam armazenamento em diversos suporte (servidores, discos, cloud,..) que ocupam menos espaço. E à distância de um clique o utilizador consegue aceder ao documento que foi assinado.

Outra das grandes economias de recursos é no reconhecimento das assinaturas apostas no documento. Uma vez que a utilização da assinatura eletrónica qualificada permite ao utilizador validar no momento a assinatura sem ser necessário recorrer a serviços de um Notário, Solicitador ou Advogado.

3. Validade Legal do processo

A utilização de assinaturas eletrónicas qualificadas são a única opção legal, sempre que exista a necessidade de assinar com valor probatório documentos eletrónicos, permitindo autenticar a qualidade em que assina um determinado documento, seja a de membro de uma organização, tais como Presidente, Gerente, Diretor, etc., representante da organização, ou como profissional: advogado, médico, economista etc.

A aposição de uma assinatura eletrónica qualificada num documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa dos documentos com forma escrita sobre suporte de papel e cria a presunção de que:

  1. A pessoa que apôs a Assinatura Eletrónica Qualificada é a titular desta;
  2. A Assinatura Eletrónica Qualificada foi aposta com a intenção de assinar o documento eletrónico;
  3. O documento eletrónico não sofreu alteração desde que lhe foi aposta a Assinatura Eletrónica Qualificada.

A aposição de assinatura eletrónica qualificada substitui, para todos os efeitos legais, a aposição de selos, carimbos, marcas ou outros sinais identificadores do seu titular.

4. Segurança e Integridade da Informação

As vantagens são mais que muitas, já que uma assinatura eletrónica garante que quem produziu o conteúdo é a pessoa representada no certificado eletrónico, e que esse documento assinado não foi alterado depois da aplicação da assinatura eletrónica e na sequência desta informação a entidade que assinou eletronicamente o documento não pode negar posteriormente a sua veracidade. Há também uma ligação à data e hora em que o documento foi assinado.

A função da assinatura é evitar que outra pessoa, mal-intencionada, use a identidade de outra pessoa para realizar transações ilícitas, prejudicando a organização. Para conferir segurança aos negócios, a assinatura eletrónica é uma das melhores garantias. Através da sua utilização é possível verificar se o signatário é efetivamente quem ele diz ser e se a assinatura é valida.

5. Versatilidade na utilização

Para além de assinar documentos, a assinatura eletrónica também pode ser utilizada para assinar os emails que saem da sua caixa de correio eletrónica.

Sabemos o quanto os emails facilitam a comunicação entre as pessoas, principalmente para assuntos de negócio. Não importa a distância, não importa o horário: os emails podem ser enviados para agilizar processos empresariais.

Com a assinatura eletrónica, os emails corporativos tornam-se ainda mais eficientes e seguros.

6. Agilidade Nos Negócios

Em vez de esperar dias, semanas ou até meses para ver um documento assinado e ter retorno, com a assinatura eletrónica é possível que este tempo seja cortado para horas ou, até mesmo, minutos. Com isso, é possível ver a receita a entrar mais rapidamente na empresa. Sejam documentos pessoais ou de uma empresa, com a redução do tempo todas as partes envolvidas podem beneficiar, melhorando a experiência do cliente.

O tempo de espera para que os documentos estejam assinados será coisa do passado. Com as assinaturas eletrónicas agora, os clientes, colaboradores e parceiros da organização podem assinar os seus documentos onde quer que estejam e em qualquer dispositivo.

7. Credibilidade para a empresa

Se a organização usar assinatura eletrónicas, isso é certamente um ponto a favor na perceção das empresas parceiras, dos seus clientes e do mercado em geral. Assim a organização afirma- se idónea e bem-intencionada, capaz de realizar negócios com transparência e segurança.

A utilização de assinaturas eletrónicas é uma prova de que a organização se preocupa em aplicar estratégias de defesa para proteger os dados da organização e das outras pessoas envolvidas no processo. Não está disposta a correr riscos desnecessários, deixando vulneráveis os seus clientes, fornecedores e outros parceiros.

Conclusão

As assinaturas eletrónicas vão abrir o caminho para um futuro sem papel. Eliminar o papel pode poupar tempo, dinheiro e recursos significativos, ao mesmo tempo que ajuda a otimizar o negócio e a melhorar a opinião e a experiência do cliente.

As inúmeras vantagens da assinatura eletrónica envolvem redução dos custos, melhoria na experiência do cliente, mais eficiência, aceleração e aumento da receita, monitorização das etapas, segurança, integridade, autenticidade, agilidade, validade legal e a possibilidade de aceder os documentos em qualquer lugar do mundo, através de smartphones, tablets ou computadores. Para fins pessoais ou negócios, com apenas alguns cliques, qualquer um pode desfrutar dos benefícios.

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