O conteúdo Ebook – 4 CUIDADOS ESSENCIAIS A TER NA DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONFIDENCIAIS aparece primeiro em Papiro.

Um Arquivo devidamente organizado, que permita o acesso fácil, rápido e seguro à informação relevante, é fator de eficiência, eficácia e transparência das organizações. É, objetivamente, uma vantagem competitiva, particularmente quando articulado com soluções
tecnológicas e a sempre bem-vinda desmaterialização da informação.
Para que as organizações possam dispor de uma gestão eficiente e segura do seu Arquivo, com otimização e até libertação de espaços, é fundamental um Plano de Arquivo – e prevendo que este esteja sempre associado a uma política integrada de gestão de documentos e informação.

Neste ebook pode encontrar os cinco passos essenciais para criar um Plano de Arquivo realmente capaz de ajudar o seu negócio e contribuir para o sucesso da sua empresa.

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O conteúdo Ebook – 5 PASSOS PARA TER UM BOM PLANO DE ARQUIVO aparece primeiro em Papiro.

O conteúdo Ebook – Acessibilidade e Mobilidade | 5 Dicas para agilizar a gestão documental aparece primeiro em Papiro.

A atribuição da certificação e-GAR pela Agência Portuguesa do Ambiente à aplicação EcoValdoc da Papiro garante-lhe a plena conformidade com os requisitos exigidos pela APA. Entre os vários requisitos envolvidos, a solução da Papiro recebeu assim a implementação e certificação de funcionalidades como a emissão de e-GAR e respetiva consulta, anulação, correção, confirmação da correção, negação da correção, rejeição e aceitação, bem como consulta de estabelecimentos, transportadores e operadores.

Na prática, e através de um Webservice integrado na aplicação EcoValdoc que faz a ligação direta ao Sistema Integrado de Licenciamento do Ambiente (SILiAmb), os clientes Papiro fazem garantir o cumprimento das novas imposições legais, de uma forma cómoda e automática. A aplicação suporta três tipos de intervenientes: Produtor, Transportador e Destinatário de resíduos. Qualquer um destes agentes poderá agora emitir uma guia para acompanhar os seus resíduos 24 horas por dia, 365 dias por ano, diretamente na aplicação EcoValdoc, imediatamente antes de proceder ao seu transporte e sem ter de se preocupar com qualquer processo adicional.

Luis Bravo, chief technology officer da Papiro, considera que “este é um claro exemplo em como os avanços na tecnologia, por mais simples que pareçam, podem afinal significar enormes vantagens para as empresas e seus colaboradores, não só em termos de produtividade mas também de concentração de informação. Para simplificar, a Papiro desenvolveu uma aplicação onde é possível reunir toda a informação numa única janela, tornando tudo mais simples e eficaz.  Com a aplicação EcoValdoc agiliza-se todo o processo de acesso à plataforma SILiAmb, concentrando mais tempo para aquilo que realmente lhes importa: o seu negócio.”

A emissão eletrónica das Guias de Acompanhamento de Resíduos é obrigatória desde 1 de janeiro de 2018, estando regulamentada pela Portaria n.º 145/2017, de 26 de abril, alterada pela Portaria n.º 28/2019, de 18 de janeiro. Todo e qualquer produtor de resíduos deve emitir a respetiva guia de acompanhamento antes do seu transporte, cabendo-lhe a responsabilidade pela gestão e encaminhamento correto dos resíduos para um Operador de Gestão de Resíduos (OGR) devidamente autorizado. A emissão da guia pode ainda ser feita por outro interveniente (nomeadamente a empresa transportadora ou o OGR) em nome do produtor, desde que este valide sempre a e-GAR.

O conteúdo EcoValdoc obtém certificação de conformidade e-GAR atribuída pela APA aparece primeiro em Papiro.

A entidade é o único interveniente que tem de estar registado na plataforma. Os participantes apenas precisam de receber a notificação para assinar a ata, clicando no respetivo botão e assinando-a através do seu Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital ou quaisquer certificados digitais válidos atribuídos por outras entidades acreditadas.

Tal como no processo tradicional, o cliente pode através deste módulo da plataforma Valdoc Sign arquivar, consultar, saber se já todos assinaram o documento e ainda ter um resumo de todas as atas lançadas, bem como identificar o gestor da ata, o presidente da mesa e todas as questões associadas que são agora transpostas para o digital. De igual forma, o processo de escrita das atas envolve indicar os termos de abertura e fecho, agora em formato eletrónico. Outra vantagem deste processo é o controlo sobre a assinatura das atas, que passa a ser mais rápido e eficaz. Por exemplo, se faltar alguém assinar essa pessoa pode receber diretamente um segundo lembrete com o pedido de ação.

Sempre que a ata é fechada, a solução gera um código único e exclusivo de acesso em formato alfanumérico, tal como se verifica nos códigos emitidos para as certidões permanentes das empresas. Através desse código é possível aceder à ata, validá-la e ver todo o histórico associado, não sendo necessário sequer a emissão do documento em PDF – basta enviar o código para consulta e validação. De igual modo, quando uma ata é assinada por todos os intervenientes, todos recebem uma cópia eletrónica do documento.

Pela importante questão de salvaguarda e integridade dos dados, o arquivo da plataforma mantém de forma automática a legalidade dos documentos por períodos temporais prolongados – ou seja, a validade do certificado digital e à aplicação de selo temporal. Deste modo, e se houver algum litígio com um espaço temporal desfasado de vários anos, o selo temporal permite fazer a devida verificação.

Esta solução está em conformidade com o Código Comercial português, que já previa a existência do Livro de Atas em formato eletrónico, e ainda com a legislação específica sobre Assinaturas Eletrónicas, servindo como prova da identidade de cada pessoa que assina determinada ata e também como garantia de que cada documento assinado não é adulterado.

Não menos importante, e porque se trata de uma solução totalmente digital, as empresas ajudam a proteger o meio ambiente e ainda poupam em custos e burocracia. Não só a redução de papel é um dado assinalável, sobretudo porque a solução de assinatura aplica-se num só clique a documentos com duas ou duzentas páginas, como também os custos com correio, estafetas e assinaturas físicas reconhecidas em notário deixam de existir.

Francisco Mendes, presidente do conselho de administração da Papiro, sublinha que “as pessoas coletivas que estão previstas na Lei devem obrigatoriamente prosseguir os seus Livros de Atas, local onde todas as decisões devem ficar devidamente lavradas e assinadas. Seguindo o mote da Papiro, criámos uma solução inovadora 100% digital com o propósito de precisamente simplificar e desburocratizar a vida das empresas nesta vertente, que como sabemos pode ser bastante morosa, volumosa e até dispendiosa.”

Saiba mais em www.papiro.pt e em www.valdocsign.pt.

O conteúdo Papiro lança solução 100% eletrónica para elaboração dos Livros de Atas aparece primeiro em Papiro.

A Chave Móvel Digital é um meio de autenticação que facilita o início de sessão em várias plataformas eletrónicas usando apenas o telemóvel e um PIN. Ao iniciar sessão, é solicitado ao utilizador a introdução do seu número de telemóvel e PIN pessoal, sendo-lhe enviado um código de autenticação para confirmar a sua identidade. O processo não tem quaisquer custos para o utilizador, bastando ter a Chave Digital Móvel ativada no seu Cartão de Cidadão, podendo para o efeito ser pedida nos espaços do cidadão ou no espaço online dedicado da Agência para a Modernização Administrativa (AMA).

O desenvolvimento e integração desta solução de acesso foi feita pela Papiro e a validação esteve a cargo da própria AMA, que facultou o ambiente de testes para validar a solução e permitir depois a entrada em produção.

Francisco Mendes, presidente do conselho de administração da Papiro, sublinha que “a Papiro foi das primeiras entidades a facultar a autenticação com Chave Móvel Digital, tendo a Valdoc Sign sido a primeira plataforma a facultar essa possibilidade de autenticação que dá aos nossos clientes e utilizadores um meio alternativo de poder entrar na plataforma sem usar o tradicional binómio email e palavra-passe, fornecendo uma maior simplicidade.”

Saiba mais em www.papiro.pt e em www.valdocsign.pt.

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A Papiro anuncia que o seu serviço de estafetagem está agora também disponível de forma totalmente digital. Depois de ter colocado à disposição dos seus clientes esta prática inovadora de estafetagem há cerca de um ano, funcionando então através de telefone ou formulário físico, a Papiro passa a ter o serviço acessível através de um portal eletrónico acessível 24 horas por dias, 7 por semana através de qualquer dispositivo com acesso à Internet e browser.

Habituada já a circular por todo o país com a documentação que os seus clientes guardam nos centros de arquivo, a Papiro coloca à disposição das empresas uma equipa dedicada, dotada de meios técnicos adequados à prestação de um serviço de proximidade, para executar com eficiência e controlo as necessidade diárias das empresas no que respeita à recolha e entrega de documentos ou volumes de dimensões diversas por todo o país, com diferentes níveis de serviço e escalas de prioridade. Com este novo acesso totalmente digital, as empresas obtêm outros tipos de benefícios como a reorganização do serviço, a rentabilização dos processos e a agilização das entregas e recolhas.

Esta vertente digital do serviço dá aos clientes o acesso a um dashboard que lhes permite não só analisar os pedidos e ter acesso a vários níveis de reporting, mas também a manterem-se sempre par do estado dos seus pedidos. Além desta importante componente de se ter todo o histórico à distância de  um clique, a plataforma disponibiliza um backoffice controlado pelo responsável da estafetagem e garante uma visão perfeita ao motorista da Papiro sobre as suas tarefas, nomeadamente a rota que tem a fazer e o destinatário a quem se deve dirigir.

A segurança é outro elemento indispensável da solução, sendo a validação da entrega feita por assinatura. Isto permite abandonar a emissão do tradicional original e duplicado em papel, tornando o processo amigo do ambiente. Por outro lado, o serviço de estafetagem garante a confidencialidade dos objetos a transportar através do uso de malas específicas, sacos adaptados e outras várias formas seguras de transporte dos bens, sejam eles correio interno, cheques, encomendas e todo o restante tipo de materiais que as empresas enviam e recebem.

Francisco Mendes, presidente do conselho de administração da Papiro, sublinha que “o serviço de estafetagem foi criado para podermos prestar um serviço de maior proximidade aos nossos clientes, e a disponibilização desta plataforma eletrónica não só permite reforçar essa proximidade como também agiliza a produtividade face a pedidos urgentes, por exemplo”.

Disponível em https://estafetagem.papiro.pt/pt, a plataforma eletrónica de acesso ao serviço de estafetagem integra-se perfeitamente com o número verde 800 50 2001 lançado no início do ano.

O conteúdo Papiro disponibiliza serviço de estafetagem em ambiente 100% digital aparece primeiro em Papiro.

Entre os diferentes critérios que devem ser tidos em conta, há argumentos essenciais que não podem ser ignorados na altura do processo de tomada de decisão. Condicionantes como a rapidez de entrega, a garantia de controlo e rastreabilidade, a confidencialidade ou a disponibilidade são apenas alguns dos argumentos que devem ser avaliados aquando do processo de procurement.

Neste ebook pode encontrar os requisitos mais importantes na seleção de um parceiro de estafetagem que assegure serviços rápidos e seguros, capazes de melhorar o desempenho do seu negócio e contribuírem para o sucesso da sua empresa.

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O conteúdo Ebook – 7 critérios essenciais na escolha de um Serviço de Estafetagem aparece primeiro em Papiro.

Num futuro próximo acreditamos que o uso de papel será cada vez menor e a seu tempo, ficará obsoleto, não só pelas preocupações ambientais, como também pela simplificação e desmaterialização de processos administrativos.

Tal como a assinatura tradicional é utilizada em documentos em papel, as assinaturas eletrónicas começam a ser utilizadas para identificação de autoria e assinatura de documentos eletrónicos, com o mesmo significado, grau de importância e validade legal.

Para assinar eletronicamente qualquer tipo de documento eletrónico a fim de comprovar inequivocamente a autoria do mesmo, o utilizador deve possuir uma assinatura eletrónica qualificada, única e pessoal, que comprove a sua identidade e que tenha sido emitida por uma entidade certificadora de confiança.

A utilização de assinatura eletrónica pode melhorar a performance da sua organização, nomeadamente ao nível da:

1. Eficiência nos processos de Trabalho

O processamento de documentos físicos diariamente requer muito esforço. Calcular o tempo que um colaborador leva para imprimir os documentos, um por um, ter os documentos assinados, ou seja, todo o processo de recolha de assinaturas que pode ir do simples estafeta até uma estação de correio ou entrega pessoal ao destinatário envolvido no processo. Todos estes tempos podem ser eliminados com a utilização das assinaturas eletrónicas. Depois de preparar um documento usando um software de edição de documentos, tudo o que precisa fazer é assiná-lo usando uma assinatura eletrónica e enviar para os restantes intervenientes eletronicamente e no final receber o documento assinados por todas as partes.

Com a assinatura eletrónica só assina uma vez o documento e não precisa rubricar todas as folhas do documento como acontece no documento físico.

2. Economia de Recursos

A adoção de assinaturas eletrónicas proporcionam às organizações uma grande redução recursos humanos e físicos. Ao fazer o processamento de documentos nano digitais, estamos a economizar a utilização de folhas de papel, custos com a impressão e com a manutenção dos equipamentos de impressão, com serviços de estafetagem e gestão do arquivo físico, uma vez que os documentos digitais ficam armazenamento em diversos suporte (servidores, discos, cloud,..) que ocupam menos espaço. E à distância de um clique o utilizador consegue aceder ao documento que foi assinado.

Outra das grandes economias de recursos é no reconhecimento das assinaturas apostas no documento. Uma vez que a utilização da assinatura eletrónica qualificada permite ao utilizador validar no momento a assinatura sem ser necessário recorrer a serviços de um Notário, Solicitador ou Advogado.

3. Validade Legal do processo

A utilização de assinaturas eletrónicas qualificadas são a única opção legal, sempre que exista a necessidade de assinar com valor probatório documentos eletrónicos, permitindo autenticar a qualidade em que assina um determinado documento, seja a de membro de uma organização, tais como Presidente, Gerente, Diretor, etc., representante da organização, ou como profissional: advogado, médico, economista etc.

A aposição de uma assinatura eletrónica qualificada num documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa dos documentos com forma escrita sobre suporte de papel e cria a presunção de que:

1. A pessoa que apôs a Assinatura Eletrónica Qualificada é a titular desta;
2. A Assinatura Eletrónica Qualificada foi aposta com a intenção de assinar o documento eletrónico;
3. O documento eletrónico não sofreu alteração desde que lhe foi aposta a Assinatura Eletrónica Qualificada.

A aposição de assinatura eletrónica qualificada substitui, para todos os efeitos legais, a aposição de selos, carimbos, marcas ou outros sinais identificadores do seu titular.

4. Segurança e Integridade da Informação

As vantagens são mais que muitas, já que uma assinatura eletrónica garante que quem produziu o conteúdo é a pessoa representada no certificado eletrónico, e que esse documento assinado não foi alterado depois da aplicação da assinatura eletrónica e na sequência desta informação a entidade que assinou eletronicamente o documento não pode negar posteriormente a sua veracidade. Há também uma ligação à data e hora em que o documento foi assinado.

A função da assinatura é evitar que outra pessoa, mal-intencionada, use a identidade de outra pessoa para realizar transações ilícitas, prejudicando a organização. Para conferir segurança aos negócios, a assinatura eletrónica é uma das melhores garantias. Através da sua utilização é possível verificar se o signatário é efetivamente quem ele diz ser e se a assinatura é valida.

5. Versatilidade na utilização

Para além de assinar documentos, a assinatura eletrónica também pode ser utilizada para assinar os emails que saem da sua caixa de correio eletrónica.

Sabemos o quanto os emails facilitam a comunicação entre as pessoas, principalmente para assuntos de negócio. Não importa a distância, não importa o horário: os emails podem ser enviados para agilizar processos empresariais.

Com a assinatura eletrónica, os emails corporativos tornam-se ainda mais eficientes e seguros.

6. Agilidade Nos Negócios

Em vez de esperar dias, semanas ou até meses para ver um documento assinado e ter retorno, com a assinatura eletrónica é possível que este tempo seja cortado para horas ou, até mesmo, minutos. Com isso, é possível ver a receita a entrar mais rapidamente na empresa. Sejam documentos pessoais ou de uma empresa, com a redução do tempo todas as partes envolvidas podem beneficiar, melhorando a experiência do cliente.

O tempo de espera para que os documentos estejam assinados será coisa do passado. Com as assinaturas eletrónicas agora, os clientes, colaboradores e parceiros da organização podem assinar os seus documentos onde quer que estejam e em qualquer dispositivo.

7. Credibilidade para a empresa

Se a organização usar assinatura eletrónicas, isso é certamente um ponto a favor na perceção das empresas parceiras, dos seus clientes e do mercado em geral. Assim a organização afirma- se idónea e bem-intencionada, capaz de realizar negócios com transparência e segurança.

A utilização de assinaturas eletrónicas é uma prova de que a organização se preocupa em aplicar estratégias de defesa para proteger os dados da organização e das outras pessoas envolvidas no processo. Não está disposta a correr riscos desnecessários, deixando vulneráveis os seus clientes, fornecedores e outros parceiros.

Conclusão

As assinaturas eletrónicas vão abrir o caminho para um futuro sem papel. Eliminar o papel pode poupar tempo, dinheiro e recursos significativos, ao mesmo tempo que ajuda a otimizar o negócio e a melhorar a opinião e a experiência do cliente.

As inúmeras vantagens da assinatura eletrónica envolvem redução dos custos, melhoria na experiência do cliente, mais eficiência, aceleração e aumento da receita, monitorização das etapas, segurança, integridade, autenticidade, agilidade, validade legal e a possibilidade de aceder os documentos em qualquer lugar do mundo, através de smartphones, tablets ou computadores. Para fins pessoais ou negócios, com apenas alguns cliques, qualquer um pode desfrutar dos benefícios.

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Num cenário exigente onde as empresas se veem confrontadas com rigorosas medidas de um regulamento que não permite erros, a GD assume-se como “o” argumento basilar de uma estratégia de cumprimento e conformidade. Para permitir perceber as implicações do RGPD nas empresas, há cinco razões principais que demonstram as vantagens de considerar recorrer à colaboração de um parceiro habilitado (subcontratante, tal como definido no regulamento).

1. Garantir a segurança dos dados pessoais

O RGPD enfatiza a necessidade de manter em segurança os dados pessoais e garantir a sua integridade. É importante contar com um parceiro para GD, que garanta a aplicação de medidas técnicas e organizativas que assegurem um nível de segurança adequado ao risco, dando resposta assertiva aos requisitos do artigo 32º do RGPD, nomeadamente no que respeita à pseudonomização, cifragem e capacidade para assegurar a confidencialidade, à integridade, disponibilidade e resiliência dos sistemas e serviços, à resposta atempada a incidentes físicos ou técnicos e aos processos de teste e de avaliação regular das medidas técnicas e organizativas, para garantia da segurança do tratamento.

2. Assegurar o cumprimento dos princípios de integridade e de confidencialidade

Em sede de GD, o Responsável pelo tratamento assume obrigatoriamente mas não só a responsabilidade pelo cumprimento dos princípios de integridade e confidencialidade dos dados armazenados, como ainda a responsabilidade de o poder comprovar em todos os tratamentos de dados efetuados (alínea f) n.º 1 do art.º 5.ºe art.º 5.º n.º 2 do RGPD). A GD deve conseguir assegurar o armazenamento da documentação física ou digital através de um sistema organizado que preveja o cumprimento do princípio e ainda permita comprovar esse cumprimento.

3. Conceder garantias de execução

Se, numa relação de subcontratação, é obrigatório demonstrar ao Responsável pelo tratamento a conformidade com o Regulamento, também este Responsável só deverá recorrer aos serviços de empresas subcontratantes que apresentem garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas para que o tratamento dos dados satisfaça os requisitos do Regulamento e assegure, quando necessário, a defesa dos direitos dos seus titulares. A Papiro, enquanto empresa subcontratante, disponibiliza um sistema de GD optimizado por plataformas preparadas para dar resposta às obrigações previstas no RGPD, e que permitem demonstrar e validar as garantias de execução quando tal for requerido.

4. Assegurar uma comunicação eficaz com a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)

A não comprovação do cumprimento do RGPD pode ser razão para multas avultadas, pelo que é necessário poder demonstrar à Autoridade de Controlo o cumprimento do Regulamento. Um parceiro de confiança que garanta esta demonstração é um braço direito importante, e no cenário da GD, parceiros tecnicamente qualificados e habilitados como a Papiro podem fazer toda a diferença.

5. Poder garantir em todas as empresas e instituições uma correta organização dos registos de informação

A organização da documentação e da informação, de forma segura, sistematizada, estruturada e de fácil localização, possibilita o cumprimento dos direitos dos titulares. Como subcontratante, a Papiro auxilia este processo para que os seus clientes possam garantir os direitos dos titulares de dados com a agilidade e rapidez exigida pelo Regulamento, nomeadamente o direito à retificação e ao esquecimento, quando assim for exigido. Lembremos que os titulares dos dados pessoais têm o direito de obter do Responsável pelo tratamento e sem demora injustificada, resposta aos seus direitos previstos no RGPD. Para estes efeitos, a colaboração de uma empresa subcontratante que tenha definidos métodos e procedimento de organização e de segurança, e que os aplica às bases documentais que tem de gerir é essencial. De resto, quando a informação está guardada de forma não organizada, é quase um pesadelo encontrar o local onde está a informação crítica que o cliente quer substituir, modificar ou apagar. Com a colaboração da Papiro, esses pesadelos não acontecem!

Conclusão

Uma GD eficiente é responsável pela simplificação de processos e por uma maior tranquilidade nas empresas.

Se por um lado é verdade que o RGPD impôs grandes desafios às organizações, também é verdade que a sua implementação permite que as empresas otimizem processos e encontrem soluções profissionais que lhes garantam uma resposta assertiva e célere aos quesitos do Regulamento sempre que necessário.

Neste campo, a Papiro assume-se como um parceiro privilegiado: Primeira empresa do sector a certificar em Portugal um Sistema de Segurança da Informação segundo as Normas ISO 27001, antecipámos as necessidades do RGPD, ao antecipar também que pode haver segurança da informação sem proteção de dados, mas que não existe proteção de dados sem segurança da informação!

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O conteúdo Ebook – RGPD – 5 razões pelas quais a gestão documental assegura conformidade aparece primeiro em Papiro.