Gestão de informação

Information Management

Gestão de toda a informação da sua empresa de uma forma centralizada e estruturada, com melhorias de eficiência e produtividade na gestão dos processos.

Arquivo e gestão de documentação física

Organizar, manter e gerir a documentação de forma segura em todo o seu ciclo de vida, assegurando sempre a sua confidencialidade.

Proteção de dados
Controlo e rastreabilidade
Libertação de espaços afetos
Acesso rápido
Segurança e confidencialidade

A confidencialidade, segurança, integridade e disponibilidade da informação confiada são os pilares estratégicos do nosso negócio. Por estes motivos os nossos centros de arquivo nacionais estão certificados e dotados de diferentes sistemas de segurança física e eletrónica que asseguram a segurança de toda a informação.

Este serviço permite às organizações uma gestão eficiente e segura da informação, a libertação de espaços afetos ao arquivo e uma correta organização da documentação.

Garantimos todo o ciclo de vida do documento, desde a sua recolha, guarda, consulta e destruição, em compliance com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

O elemento base do processo é a caixa de arquivo standard, utilizada para conservar e proteger a documentação, que por razões de segurança é identificada exteriormente apenas por um código de barras. O seu acondicionamento pode ser realizado pelo cliente ou pela equipa da Papiro.

A gestão da localização de cada caixa dentro do centro de arquivo é assegurada por um uma software de referência da indústria, que regista toda a informação referente às unidades de arquivo, às operações sobre elas realizadas e à sua localização – dentro e fora do centro de arquivo – ao longo não só de toda a vida útil da informação, como também enquanto a conta-cliente estiver ativa.

Digitalização e microfilmagem

Transformação em formato digital de documentação em suporte de papel, de uma forma rápida, simples e segura.

Desmaterialização de documentos em formato papel
Rapidez, segurança e controlo
Divulgação da informação dentro da organização
Indexação por keywords
Redução dos custos de armazenamento
Aumento da eficiência

A digitalização de documentos constitui uma das etapas-chave no âmbito da transformação dos processos de negócio, conduzindo a uma efetiva desmaterialização dos conteúdos recebidos em formato físico.

Além da captura de imagens, é igualmente possível capturar e segmentar dados, posteriormente disponibilizados ao cliente mediante as suas necessidades específicas, das quais é possível destacar a integração em ERP ou em qualquer outra solução documental específica.

É possível proceder à pesquisa, consulta e disponibilização dos documentos, bem como à sua integração em solução de workflow, com definição de níveis de acesso diferenciados e com total garantia de rastreabilidade do fluxo de informação.

  • Digitalização in-house ou nas instalações da Papiro;
  • Equipamentos de alta produção e capacidade multiformato;
  • Projetos de digitalização pontuais e/ou contínuos;
  • Captura de imagens e extração automática de dados;
  • Indexação e controlo de qualidade dos documentos digitalizados;
  • Imagens e metadados em múltiplos formatos e exportáveis para diversas plataformas;
  • Intervenção de equipas especializadas.

Arquivo e gestão de documentação digital

Organizar, manter e gerir a documentação digital de forma segura desde o upload à consulta e partilha.

Redução dos custos
Agilização do processo
Libertação de espaços afetos
Repositório online
Os nossos centros de arquivo estão certificados e dotados dos mais atuais sistemas de segurança física e eletrónica.

Permite o armazenamento (incluindo o long term validation), gestão e partilha de qualquer tipo de documento digital de forma simples, rápida e segura. Com acesso a um repositório privado online, poderá arquivar e organizar todos os documentos da sua empresa com diferentes níveis de permissão.

É colocado à sua disposição um interface web que lhe permite consultar os seus documentos, seja dentro da empresa, a partir de casa ou do outro lado do mundo, bastando para isso ter ligação à internet.

Permite às organizações uma gestão eficiente e segura da informação, a libertação de espaços afetos ao arquivo e uma correta organização da sua documentação.

Destruição confidencial

Recolha, transporte e destruição de documentos, com garantia de segurança e confidencialidade através de contentores de segurança para depósito de documentos.

Segurança integrada
Eliminação segura da documentação
Documentação destruída
Responsabilidade ambiental
Ocasional ou periodicamente surge a necessidade de destruir documentos de carácter confidencial.

Pela natureza sensível destes documentos, o processo de destruição garante na íntegra a sua eliminação através da adoção de procedimentos de segurança, apoiados em medidas técnicas e organizativas adequadas que garantem a total confidencialidade dos dados.

Os documentos são depositados dentro dos contentores técnicos no seu estado original, poupando-se muito tempo na sua preparação e acondicionamento.

A recolha dos documentos a destruir é efetuada em condições de segurança, utilizando contentores técnicos especiais. Com capacidade de 50, 80, 120, 240 e 656 litros, de material resistente e equipados com uma fechadura de segurança integrada que lhes atribui características de inviolabilidade.

A documentação será destruída em concordância com os requisitos da norma DIN 66399, garantindo a ilegibilidade e irrecuperabilidade da informação, com máximo respeito pela legislação ambiental em vigor.

 

Sala cofre

Guarde a sua informação confidencial ou que requere uma segurança acrescida de acesso restrito.

Controlo e rastreabilidade
Confidencialidade
Segurança

Equipada com um sistema de controlo de acesso e videovigilância, é possível assegurar uma maior segurança no que respeita ao interior da sala. Todo o processo de recolha e transporte é efetuado recorrendo a malas ou sacos de segurança próprios para o efeito.

Na nossa sala cofre pode guardar documentos confidenciais, tapes, discos de armazenamento, bobines de microfilme, CDs e DVDs, e outros suportes.

Consultoria

Apoio na análise, conceção e implementação de sistemas de gestão de documentos e informação, através de soluções de valor acrescentado que contribui para o sucesso da sua organização.

Reorganização de processos
Aumento de eficiência e melhoria contínua
Rentabilização de recursos

Visando organizar e simplificar o arquivo dos nossos clientes, propomos processos e procedimentos de qualidade no âmbito do tratamento, análise, descrição, avaliação e seleção documental, promovendo a preservação dos documentos relevantes e o acesso à informação. A transferência de suportes (digitalização) e a desmaterialização de processos são soluções técnicas preconizadas como estratégia de preservação dos documentos/informação e suporte ao acesso partilhado. Através de ações de sensibilização e formação, apoiamos a adoção e implementação de boas práticas de gestão de sistemas de arquivo.

Equipa especializada que apoiará a sua organização na identificação e adoção das medidas adequadas para o cumprimento do RGPD. A nova regulamentação obriga a que as empresas revejam a forma como tratam os dados pessoais ao nível da recolha, acesso, partilha, uso, armazenamento e processamento, atribuindo-lhe novas responsabilidades e deveres, para as quais deve estar preparada e adotar as medidas necessárias para assegurar a sua correta implementação.

Maximize a produtividade da sua organização e acelere o seu negócio com as nossas soluções.

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