Gestão de informação
Information ManagementGestão de toda a informação da sua empresa de uma forma centralizada e estruturada, com melhorias de eficiência e produtividade na gestão dos processos.
Arquivo e gestão de documentação física
Organizar, manter e gerir a documentação de forma segura em todo o seu ciclo de vida, assegurando sempre a sua confidencialidade.
Proteção de dados
Controlo e rastreabilidade
Libertação de espaços afetos
Acesso rápido
Segurança e confidencialidade
A confidencialidade, segurança, integridade e disponibilidade da informação confiada são os pilares estratégicos do nosso negócio. Por estes motivos os nossos centros de arquivo nacionais estão certificados e dotados de diferentes sistemas de segurança física e eletrónica que asseguram a segurança de toda a informação.
Este serviço permite às organizações uma gestão eficiente e segura da informação, a libertação de espaços afetos ao arquivo e uma correta organização da documentação.
Garantimos todo o ciclo de vida do documento, desde a sua recolha, guarda, consulta e destruição, em compliance com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
O elemento base do processo é a caixa de arquivo standard, utilizada para conservar e proteger a documentação, que por razões de segurança é identificada exteriormente apenas por um código de barras. O seu acondicionamento pode ser realizado pelo cliente ou pela equipa da Papiro.
A gestão da localização de cada caixa dentro do centro de arquivo é assegurada por um uma software de referência da indústria, que regista toda a informação referente às unidades de arquivo, às operações sobre elas realizadas e à sua localização – dentro e fora do centro de arquivo – ao longo não só de toda a vida útil da informação, como também enquanto a conta-cliente estiver ativa.
Digitalização e microfilmagem
Transformação em formato digital de documentação em suporte de papel, de uma forma rápida, simples e segura.
Desmaterialização de documentos em formato papel
Rapidez, segurança e controlo
Divulgação da informação dentro da organização
Indexação por keywords
Redução dos custos de armazenamento
Aumento da eficiência
A digitalização de documentos constitui uma das etapas-chave no âmbito da transformação dos processos de negócio, conduzindo a uma efetiva desmaterialização dos conteúdos recebidos em formato físico.
Além da captura de imagens, é igualmente possível capturar e segmentar dados, posteriormente disponibilizados ao cliente mediante as suas necessidades específicas, das quais é possível destacar a integração em ERP ou em qualquer outra solução documental específica.
É possível proceder à pesquisa, consulta e disponibilização dos documentos, bem como à sua integração em solução de workflow, com definição de níveis de acesso diferenciados e com total garantia de rastreabilidade do fluxo de informação.
- Digitalização in-house ou nas instalações da Papiro;
- Equipamentos de alta produção e capacidade multiformato;
- Projetos de digitalização pontuais e/ou contínuos;
- Captura de imagens e extração automática de dados;
- Indexação e controlo de qualidade dos documentos digitalizados;
- Imagens e metadados em múltiplos formatos e exportáveis para diversas plataformas;
- Intervenção de equipas especializadas.
Arquivo e gestão de documentação digital
Organizar, manter e gerir a documentação digital de forma segura desde o upload à consulta e partilha.
Redução dos custos
Agilização do processo
Libertação de espaços afetos
Repositório online
Destruição confidencial
Recolha, transporte e destruição de documentos, com garantia de segurança e confidencialidade através de contentores de segurança para depósito de documentos.
Segurança integrada
Eliminação segura da documentação
Documentação destruída
Responsabilidade ambiental
Os documentos são depositados dentro dos contentores técnicos no seu estado original, poupando-se muito tempo na sua preparação e acondicionamento.
A recolha dos documentos a destruir é efetuada em condições de segurança, utilizando contentores técnicos especiais. Com capacidade de 50, 80, 120, 240 e 656 litros, de material resistente e equipados com uma fechadura de segurança integrada que lhes atribui características de inviolabilidade.
A documentação será destruída em concordância com os requisitos da norma DIN 66399, garantindo a ilegibilidade e irrecuperabilidade da informação, com máximo respeito pela legislação ambiental em vigor.
Sala cofre
Guarde a sua informação confidencial ou que requere uma segurança acrescida de acesso restrito.
Controlo e rastreabilidade
Confidencialidade
Segurança
Equipada com um sistema de controlo de acesso e videovigilância, é possível assegurar uma maior segurança no que respeita ao interior da sala. Todo o processo de recolha e transporte é efetuado recorrendo a malas ou sacos de segurança próprios para o efeito.
Na nossa sala cofre pode guardar documentos confidenciais, tapes, discos de armazenamento, bobines de microfilme, CDs e DVDs, e outros suportes.
Consultoria
Apoio na análise, conceção e implementação de sistemas de gestão de documentos e informação, através de soluções de valor acrescentado que contribui para o sucesso da sua organização.
Reorganização de processos
Aumento de eficiência e melhoria contínua
Rentabilização de recursos
Visando organizar e simplificar o arquivo dos nossos clientes, propomos processos e procedimentos de qualidade no âmbito do tratamento, análise, descrição, avaliação e seleção documental, promovendo a preservação dos documentos relevantes e o acesso à informação. A transferência de suportes (digitalização) e a desmaterialização de processos são soluções técnicas preconizadas como estratégia de preservação dos documentos/informação e suporte ao acesso partilhado. Através de ações de sensibilização e formação, apoiamos a adoção e implementação de boas práticas de gestão de sistemas de arquivo.
Equipa especializada que apoiará a sua organização na identificação e adoção das medidas adequadas para o cumprimento do RGPD. A nova regulamentação obriga a que as empresas revejam a forma como tratam os dados pessoais ao nível da recolha, acesso, partilha, uso, armazenamento e processamento, atribuindo-lhe novas responsabilidades e deveres, para as quais deve estar preparada e adotar as medidas necessárias para assegurar a sua correta implementação.
Soluções
Gestão da
Informação
Transformação
Digital
Acessibilidade
à Informação
Contactos
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Parque Industrial do Porto Alto, Lt14
2135-009 Samora Correia
(+351) 263 090 300
(+351) 263 090 349
Delegação norte
Zona Industrial do Alto da Cruz, Lt 18
4780-739 Santo Tirso
(+351) 252 860 650