Gestão de informação

A confidencialidade, segurança, integridade e disponibilidade da informação confiada são os pilares estratégicos do nosso negócio. Por estes motivos os nossos centros de arquivo nacionais estão certificados e dotados de diferentes sistemas de segurança física e eletrónica que asseguram a segurança de toda a informação.

Este serviço permite às organizações uma gestão eficiente e segura da informação, a libertação de espaços afetos ao arquivo e uma correta organização da documentação.

Garantimos todo o ciclo de vida do documento, desde a sua recolha, guarda, consulta e destruição, em compliance com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

A digitalização de documentos constitui uma das etapas-chave no âmbito da transformação dos processos de negócio, conduzindo a uma efetiva desmaterialização dos conteúdos recebidos em formato físico.

Além da captura de imagens, é igualmente possível capturar e segmentar dados, posteriormente disponibilizados ao cliente mediante as suas necessidades específicas, das quais é possível destacar a integração em ERP ou em qualquer outra solução documental específica.

É possível proceder à pesquisa, consulta e disponibilização dos documentos, bem como à sua integração em solução de workflow, com definição de níveis de acesso diferenciados e com total garantia de rastreabilidade do fluxo de informação.

Os nossos centros de arquivo estão certificados e dotados dos mais atuais sistemas de segurança física e eletrónica.

Permite o armazenamento (incluindo o long term validation), gestão e partilha de qualquer tipo de documento digital de forma simples, rápida e segura. Com acesso a um repositório privado online, poderá arquivar e organizar todos os documentos da sua empresa com diferentes níveis de permissão.

É colocado à sua disposição um interface web que lhe permite consultar os seus documentos, seja dentro da empresa, a partir de casa ou do outro lado do mundo, bastando para isso ter ligação à internet.

Permite às organizações uma gestão eficiente e segura da informação, a libertação de espaços afetos ao arquivo e uma correta organização da sua documentação.

Ocasional ou periodicamente surge a necessidade de destruir documentos de carácter confidencial.

Pela natureza sensível destes documentos, o processo de destruição garante na íntegra a sua eliminação através da adoção de procedimentos de segurança, apoiados em medidas técnicas e organizativas adequadas que garantem a total confidencialidade dos dados.

Equipada com um sistema de controlo de acesso e videovigilância, é possível assegurar uma maior segurança no que respeita ao interior da sala. Todo o processo de recolha e transporte é efetuado recorrendo a malas ou sacos de segurança próprios para o efeito.

Na nossa sala cofre pode guardar documentos confidenciais, tapes, discos de armazenamento, bobines de microfilme, CDs e DVDs, e outros suportes.

Visando organizar e simplificar o arquivo dos nossos clientes, propomos processos e procedimentos de qualidade no âmbito do tratamento, análise, descrição, avaliação e seleção documental, promovendo a preservação dos documentos relevantes e o acesso à informação. A transferência de suportes (digitalização) e a desmaterialização de processos são soluções técnicas preconizadas como estratégia de preservação dos documentos/informação e suporte ao acesso partilhado. Através de ações de sensibilização e formação, apoiamos a adoção e implementação de boas práticas de gestão de sistemas de arquivo.