Vivemos num mundo onde a informação é cada vez mais valiosa. Os dados são hoje a base do sucesso das organizações, e é por isso que a destruição segura de documentos confidenciais assume uma importância crucial na proteção geral das empresas, dos seus colaboradores e do seu negócio.
Este processo permite reduzir o risco de fuga de informação, melhorar os processos de conformidade com normais legais e proteger a reputação das marcas. Tendo com conta a especificidade da intervenção não só em termos de recursos humanos, mas também de equipamentos a alocar ao procedimento – e somando a isto as muitas variáveis e legislação que envolvem a destruição de documentos –, a opção mais eficiente passa por terceirizar os serviços de destruição confidencial de documentos.
Eliminar documentos sem critério expõe as organizações a quebras de confidencialidade. A escolha do método de destruição requer a consideração prévia de vários fatores, devendo a solução escolhida garantir que a destruição dos documentos é operacionalizada com a devida formalidade e documentação associada. A utilização de um triturador de papel de escritório próprio pode muitas vezes parecer uma solução correta e suficiente, mas esconde em si muitos perigos e até incumprimentos muitas vezes irrefletidos. Por uma questão de certeza e segurança, a opção certa é confiar a destruição desses documentos a uma empresa profissional e devidamente certificada.
A escolha do parceiro é igualmente um passo muito importante, devendo disponibilizar os mais avançados processos de destruição de documentos, com programas personalizáveis e adaptáveis às necessidades específicas e que envolvam todo o ciclo fechado de processamento – desde a recolha dos ativos, passando pelo seu transporte seguro e acabando na sua destruição segura.
VEJAMOS DE SEGUIDA OS QUATRO PROCEDIMENTOS ESSENCIAIS A OBSERVAR NO ESTUDO E APLICAÇÃO DE UM SERVIÇO DE DESTRUIÇÃO CONFIDENCIAL DE DOCUMENTOS.
1. ACONDICIONAMENTO E RECOLHA DOS DOCUMENTOS
O acondicionamento e recolha dos documentos a destruir é um processo que deve ser feito em condições de segurança, utilizando contentores técnicos especiais produzidos em material resistente e equipados com uma fechadura de segurança integrada, o que lhes atribui características de inviolabilidade.
Deve ser disponibilizado um número adequado de contentores a distribuir por locais estratégicos nas instalações, para um correto acondicionamento e recolha dos documentos confidenciais e do papel produzido e inutilizado diariamente. Os documentos devem ser colocados nos contentores no seu estado original, sem rasgar ou amarrotar, incluindo agrafes e clipes, poupando-se assim muito tempo na sua preparação e acondicionamento.
O transporte dos documentos deve ser efetuado em condições de rigorosa segurança: Em viaturas fechadas; equipadas com dispositivo GPS; tripuladas por funcionários especializados e não existindo transbordos de carga no percurso. Por fim, mas não menos importante, o número e tipologia de contentores a utilizar e a calendarização das recolhas/substituição destes contentores devem ser objeto de um acordo de subcontratação com o prestador de serviços.
2. O PROCESSO DE DESTRUIÇÃO CERTIFICADA
Após a recolha, todos os documentos devem ser triturados e fragmentados de acordo com as normas de segurança, mistura e prensagem do material resultante, com impossibilidade de reconstrução da informação, além da produção de matérias secundárias diretamente recicláveis, garantindo sempre a confidencialidade.
Por forma a garantir a ilegibilidade e irrecuperabilidade da informação, procure um prestador de serviços que garanta o cumprimento de todos os requisitos da norma DIN 66399, sendo que o processo de destruição só deve estar concluído quando for alcançado o nível de segurança pretendido.
Todo o processo de destruição deve ser realizado em áreas devidamente licenciadas e dotadas de diferentes sistemas de segurança física e eletrónica, por forma a assegurar a segurança de toda a informação.
3. A RASTREABILIDADE DO PROCESSO DE DESTRUIÇÃO
Ao longo de todo o processo de destruição confidencial de documentos, deve ser assegurada a sua rastreabilidade, por forma a identificar a sua origem, transporte e a sua destruição. Toda esta informação deve constar num certificado de destruição que atesta a conformidade do processo.
Cabe ao prestador de serviços de destruição assegurar a conformidade com todas as políticas ambientais, sociais e corporativas, salvaguardando não apenas a confidencialidade no processo de destruição como também a imagem do cliente.
4. DESTINO FINAL DOS DOCUMENTOS DESTRUIDOS
A destruição confidencial de documentos é um processo “eco-friendly”, uma vez que, garante que todos os resíduos resultantes da destruição são encaminhados na sua totalidade para valorização ambiental, contribuindo para a diminuição da pegada ecológica.
O serviço de destruição confidencial de documentos por um parceiro especializado oferece uma garantia de que os resíduos gerados são encaminhados para destino final correto, bem como assegura o cumprimento de todos os procedimentos legais associados à gestão de resíduos, nomeadamente a emissão de guias eletrónicas de acompanhamento de resíduos (e-GAR) e a interação com o portal SILIAMB da Agência Portuguesa do Ambiente.
CONCLUSÃO
Ocasional ou periodicamente surge a necessidade de destruir documentos de carácter confidencial ou documentos que contenham dados pessoais de um modo seguro. Pela natureza sensível desses documentos, é preciso garantir na integra a sua eliminação através da adoção de procedimentos de segurança apoiados em medidas técnicas e organizativas adequadas que visam a garantir a confidencialidade dos dados.
A destruição de documentos confidenciais envolve muito mais do que o simples ato. É um processo muito mais vasto que deve ser corretamente pensado e concebido, por forma a ser implementado com os objetivos que encerra:
• Proteger os dados de empresas, colaboradores e negócios;
• Reduzir o risco de fuga de informação;
• Melhorar os processos de conformidade com normais legais (RGPD);
• Proteger a reputação das marcas.
A escolha de um Parceiro, especialista em destruição confidencial de documentos, pode ajudar a sua organização nesta importante tarefa de eliminar de uma forma segura os dados pessoais.
A Papiro disponibiliza os recursos e cumpre todos os processos e procedimentos de qualidade previstos no âmbito da norma DIN 66399, garantindo não só a ilegibilidade e irrecuperabilidade da informação, mas também a conformidade com todas as políticas ambientais, sociais e corporativas.
Devidamente habilitado com um alvará de gestão de resíduos o serviço de destruição confidencial da Papiro encontra-se igualmente certificado segundo as normas NP ISO 9001:2015 (Qualidade) e NP ISO/IEC 27001:2013 (Segurança da Informação). Com estas certificações, a Papiro comprova a sua confiança e o seu esforço contínuo para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações dos seus clientes e em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia.
A PAPIRO pode ajudar a sua empresa a implementar as boas práticas da gestão documental, com soluções à medida de cada orçamento.