O conteúdo Ebook – 4 CUIDADOS ESSENCIAIS A TER NA DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONFIDENCIAIS aparece primeiro em Papiro.

Um Arquivo devidamente organizado, que permita o acesso fácil, rápido e seguro à informação relevante, é fator de eficiência, eficácia e transparência das organizações. É, objetivamente, uma vantagem competitiva, particularmente quando articulado com soluções
tecnológicas e a sempre bem-vinda desmaterialização da informação.
Para que as organizações possam dispor de uma gestão eficiente e segura do seu Arquivo, com otimização e até libertação de espaços, é fundamental um Plano de Arquivo – e prevendo que este esteja sempre associado a uma política integrada de gestão de documentos e informação.

Neste ebook pode encontrar os cinco passos essenciais para criar um Plano de Arquivo realmente capaz de ajudar o seu negócio e contribuir para o sucesso da sua empresa.

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O conteúdo Ebook – 5 PASSOS PARA TER UM BOM PLANO DE ARQUIVO aparece primeiro em Papiro.

O conteúdo Ebook – Acessibilidade e Mobilidade | 5 Dicas para agilizar a gestão documental aparece primeiro em Papiro.

Entre os diferentes critérios que devem ser tidos em conta, há argumentos essenciais que não podem ser ignorados na altura do processo de tomada de decisão. Condicionantes como a rapidez de entrega, a garantia de controlo e rastreabilidade, a confidencialidade ou a disponibilidade são apenas alguns dos argumentos que devem ser avaliados aquando do processo de procurement.

Neste ebook pode encontrar os requisitos mais importantes na seleção de um parceiro de estafetagem que assegure serviços rápidos e seguros, capazes de melhorar o desempenho do seu negócio e contribuírem para o sucesso da sua empresa.

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O conteúdo Ebook – 7 critérios essenciais na escolha de um Serviço de Estafetagem aparece primeiro em Papiro.

Num futuro próximo acreditamos que o uso de papel será cada vez menor e a seu tempo, ficará obsoleto, não só pelas preocupações ambientais, como também pela simplificação e desmaterialização de processos administrativos.

Tal como a assinatura tradicional é utilizada em documentos em papel, as assinaturas eletrónicas começam a ser utilizadas para identificação de autoria e assinatura de documentos eletrónicos, com o mesmo significado, grau de importância e validade legal.

Para assinar eletronicamente qualquer tipo de documento eletrónico a fim de comprovar inequivocamente a autoria do mesmo, o utilizador deve possuir uma assinatura eletrónica qualificada, única e pessoal, que comprove a sua identidade e que tenha sido emitida por uma entidade certificadora de confiança.

A utilização de assinatura eletrónica pode melhorar a performance da sua organização, nomeadamente ao nível da:

1. Eficiência nos processos de Trabalho

O processamento de documentos físicos diariamente requer muito esforço. Calcular o tempo que um colaborador leva para imprimir os documentos, um por um, ter os documentos assinados, ou seja, todo o processo de recolha de assinaturas que pode ir do simples estafeta até uma estação de correio ou entrega pessoal ao destinatário envolvido no processo. Todos estes tempos podem ser eliminados com a utilização das assinaturas eletrónicas. Depois de preparar um documento usando um software de edição de documentos, tudo o que precisa fazer é assiná-lo usando uma assinatura eletrónica e enviar para os restantes intervenientes eletronicamente e no final receber o documento assinados por todas as partes.

Com a assinatura eletrónica só assina uma vez o documento e não precisa rubricar todas as folhas do documento como acontece no documento físico.

2. Economia de Recursos

A adoção de assinaturas eletrónicas proporcionam às organizações uma grande redução recursos humanos e físicos. Ao fazer o processamento de documentos nano digitais, estamos a economizar a utilização de folhas de papel, custos com a impressão e com a manutenção dos equipamentos de impressão, com serviços de estafetagem e gestão do arquivo físico, uma vez que os documentos digitais ficam armazenamento em diversos suporte (servidores, discos, cloud,..) que ocupam menos espaço. E à distância de um clique o utilizador consegue aceder ao documento que foi assinado.

Outra das grandes economias de recursos é no reconhecimento das assinaturas apostas no documento. Uma vez que a utilização da assinatura eletrónica qualificada permite ao utilizador validar no momento a assinatura sem ser necessário recorrer a serviços de um Notário, Solicitador ou Advogado.

3. Validade Legal do processo

A utilização de assinaturas eletrónicas qualificadas são a única opção legal, sempre que exista a necessidade de assinar com valor probatório documentos eletrónicos, permitindo autenticar a qualidade em que assina um determinado documento, seja a de membro de uma organização, tais como Presidente, Gerente, Diretor, etc., representante da organização, ou como profissional: advogado, médico, economista etc.

A aposição de uma assinatura eletrónica qualificada num documento eletrónico equivale à assinatura autógrafa dos documentos com forma escrita sobre suporte de papel e cria a presunção de que:

1. A pessoa que apôs a Assinatura Eletrónica Qualificada é a titular desta;
2. A Assinatura Eletrónica Qualificada foi aposta com a intenção de assinar o documento eletrónico;
3. O documento eletrónico não sofreu alteração desde que lhe foi aposta a Assinatura Eletrónica Qualificada.

A aposição de assinatura eletrónica qualificada substitui, para todos os efeitos legais, a aposição de selos, carimbos, marcas ou outros sinais identificadores do seu titular.

4. Segurança e Integridade da Informação

As vantagens são mais que muitas, já que uma assinatura eletrónica garante que quem produziu o conteúdo é a pessoa representada no certificado eletrónico, e que esse documento assinado não foi alterado depois da aplicação da assinatura eletrónica e na sequência desta informação a entidade que assinou eletronicamente o documento não pode negar posteriormente a sua veracidade. Há também uma ligação à data e hora em que o documento foi assinado.

A função da assinatura é evitar que outra pessoa, mal-intencionada, use a identidade de outra pessoa para realizar transações ilícitas, prejudicando a organização. Para conferir segurança aos negócios, a assinatura eletrónica é uma das melhores garantias. Através da sua utilização é possível verificar se o signatário é efetivamente quem ele diz ser e se a assinatura é valida.

5. Versatilidade na utilização

Para além de assinar documentos, a assinatura eletrónica também pode ser utilizada para assinar os emails que saem da sua caixa de correio eletrónica.

Sabemos o quanto os emails facilitam a comunicação entre as pessoas, principalmente para assuntos de negócio. Não importa a distância, não importa o horário: os emails podem ser enviados para agilizar processos empresariais.

Com a assinatura eletrónica, os emails corporativos tornam-se ainda mais eficientes e seguros.

6. Agilidade Nos Negócios

Em vez de esperar dias, semanas ou até meses para ver um documento assinado e ter retorno, com a assinatura eletrónica é possível que este tempo seja cortado para horas ou, até mesmo, minutos. Com isso, é possível ver a receita a entrar mais rapidamente na empresa. Sejam documentos pessoais ou de uma empresa, com a redução do tempo todas as partes envolvidas podem beneficiar, melhorando a experiência do cliente.

O tempo de espera para que os documentos estejam assinados será coisa do passado. Com as assinaturas eletrónicas agora, os clientes, colaboradores e parceiros da organização podem assinar os seus documentos onde quer que estejam e em qualquer dispositivo.

7. Credibilidade para a empresa

Se a organização usar assinatura eletrónicas, isso é certamente um ponto a favor na perceção das empresas parceiras, dos seus clientes e do mercado em geral. Assim a organização afirma- se idónea e bem-intencionada, capaz de realizar negócios com transparência e segurança.

A utilização de assinaturas eletrónicas é uma prova de que a organização se preocupa em aplicar estratégias de defesa para proteger os dados da organização e das outras pessoas envolvidas no processo. Não está disposta a correr riscos desnecessários, deixando vulneráveis os seus clientes, fornecedores e outros parceiros.

Conclusão

As assinaturas eletrónicas vão abrir o caminho para um futuro sem papel. Eliminar o papel pode poupar tempo, dinheiro e recursos significativos, ao mesmo tempo que ajuda a otimizar o negócio e a melhorar a opinião e a experiência do cliente.

As inúmeras vantagens da assinatura eletrónica envolvem redução dos custos, melhoria na experiência do cliente, mais eficiência, aceleração e aumento da receita, monitorização das etapas, segurança, integridade, autenticidade, agilidade, validade legal e a possibilidade de aceder os documentos em qualquer lugar do mundo, através de smartphones, tablets ou computadores. Para fins pessoais ou negócios, com apenas alguns cliques, qualquer um pode desfrutar dos benefícios.

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O conteúdo Ebook – 7 formas de como a assinatura eletrónica pode melhorar a performance da organização aparece primeiro em Papiro.

Num cenário exigente onde as empresas se veem confrontadas com rigorosas medidas de um regulamento que não permite erros, a GD assume-se como “o” argumento basilar de uma estratégia de cumprimento e conformidade. Para permitir perceber as implicações do RGPD nas empresas, há cinco razões principais que demonstram as vantagens de considerar recorrer à colaboração de um parceiro habilitado (subcontratante, tal como definido no regulamento).

1. Garantir a segurança dos dados pessoais

O RGPD enfatiza a necessidade de manter em segurança os dados pessoais e garantir a sua integridade. É importante contar com um parceiro para GD, que garanta a aplicação de medidas técnicas e organizativas que assegurem um nível de segurança adequado ao risco, dando resposta assertiva aos requisitos do artigo 32º do RGPD, nomeadamente no que respeita à pseudonomização, cifragem e capacidade para assegurar a confidencialidade, à integridade, disponibilidade e resiliência dos sistemas e serviços, à resposta atempada a incidentes físicos ou técnicos e aos processos de teste e de avaliação regular das medidas técnicas e organizativas, para garantia da segurança do tratamento.

2. Assegurar o cumprimento dos princípios de integridade e de confidencialidade

Em sede de GD, o Responsável pelo tratamento assume obrigatoriamente mas não só a responsabilidade pelo cumprimento dos princípios de integridade e confidencialidade dos dados armazenados, como ainda a responsabilidade de o poder comprovar em todos os tratamentos de dados efetuados (alínea f) n.º 1 do art.º 5.ºe art.º 5.º n.º 2 do RGPD). A GD deve conseguir assegurar o armazenamento da documentação física ou digital através de um sistema organizado que preveja o cumprimento do princípio e ainda permita comprovar esse cumprimento.

3. Conceder garantias de execução

Se, numa relação de subcontratação, é obrigatório demonstrar ao Responsável pelo tratamento a conformidade com o Regulamento, também este Responsável só deverá recorrer aos serviços de empresas subcontratantes que apresentem garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas para que o tratamento dos dados satisfaça os requisitos do Regulamento e assegure, quando necessário, a defesa dos direitos dos seus titulares. A Papiro, enquanto empresa subcontratante, disponibiliza um sistema de GD optimizado por plataformas preparadas para dar resposta às obrigações previstas no RGPD, e que permitem demonstrar e validar as garantias de execução quando tal for requerido.

4. Assegurar uma comunicação eficaz com a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)

A não comprovação do cumprimento do RGPD pode ser razão para multas avultadas, pelo que é necessário poder demonstrar à Autoridade de Controlo o cumprimento do Regulamento. Um parceiro de confiança que garanta esta demonstração é um braço direito importante, e no cenário da GD, parceiros tecnicamente qualificados e habilitados como a Papiro podem fazer toda a diferença.

5. Poder garantir em todas as empresas e instituições uma correta organização dos registos de informação

A organização da documentação e da informação, de forma segura, sistematizada, estruturada e de fácil localização, possibilita o cumprimento dos direitos dos titulares. Como subcontratante, a Papiro auxilia este processo para que os seus clientes possam garantir os direitos dos titulares de dados com a agilidade e rapidez exigida pelo Regulamento, nomeadamente o direito à retificação e ao esquecimento, quando assim for exigido. Lembremos que os titulares dos dados pessoais têm o direito de obter do Responsável pelo tratamento e sem demora injustificada, resposta aos seus direitos previstos no RGPD. Para estes efeitos, a colaboração de uma empresa subcontratante que tenha definidos métodos e procedimento de organização e de segurança, e que os aplica às bases documentais que tem de gerir é essencial. De resto, quando a informação está guardada de forma não organizada, é quase um pesadelo encontrar o local onde está a informação crítica que o cliente quer substituir, modificar ou apagar. Com a colaboração da Papiro, esses pesadelos não acontecem!

Conclusão

Uma GD eficiente é responsável pela simplificação de processos e por uma maior tranquilidade nas empresas.

Se por um lado é verdade que o RGPD impôs grandes desafios às organizações, também é verdade que a sua implementação permite que as empresas otimizem processos e encontrem soluções profissionais que lhes garantam uma resposta assertiva e célere aos quesitos do Regulamento sempre que necessário.

Neste campo, a Papiro assume-se como um parceiro privilegiado: Primeira empresa do sector a certificar em Portugal um Sistema de Segurança da Informação segundo as Normas ISO 27001, antecipámos as necessidades do RGPD, ao antecipar também que pode haver segurança da informação sem proteção de dados, mas que não existe proteção de dados sem segurança da informação!

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O conteúdo Ebook – RGPD – 5 razões pelas quais a gestão documental assegura conformidade aparece primeiro em Papiro.

A gestão documental simplifica e fomenta a produtividade das organizações e dos seus colaboradores. Além de disponibilizar conhecimento sobre documentos ou processos que estejam associados à empresa, também facilita a forma como se pesquisa e acede à informação, como se tramitam processos e até como se processam autorizações, integrando com os mais diversos sistemas.

Seguindo cada vez mais uma linha informatizada e uma lógica digital, em que todos os documentos e processos são iniciados na empresa ou nela introduzidos por vários meios de input (e-mail, telefone com registo, interação direta por introdução de dados ou introdução de solicitações à empresa), a gestão documental estabelece automatismos e linhas de workflow que permitem fazer posteriormente a triagem por tipologia de documentação, por forma a ser reencaminhada para leitura, atribuição de tarefa específica ou para gerar algum tipo de alerta.

Estando a informação trabalhada de forma centralizada, é assim possível saber quando a informação entrou no sistema, quem a tratou, quem lhe acedeu, quem a modificou e que outputs gerou. E tudo isto mantendo-se sempre guardada em segurança.

Conheça as 7 prioridades ao escolher uma solução de gestão documental.

1. Segurança da Informação

É um ponto crucial em qualquer solução de gestão documental. Abrange o cumprimento das normas do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e refere-se a toda a forma como a informação é:

• Acedida
• Salvaguardada
• Protegida
• Eliminada

Estando em formato digital, a informação mantém-se assim em segurança nos servidores da própria organização ou da empresa que lhe presta o serviço de gestão documental. Seja qual for o caso, há que procurar uma solução que respeite as normas previstas pelo RGPD. Assim, a solução de gestão documental terá de estar em total conformidade com os modelos de certificação de segurança de informação.

2. Acesso rápido e portabilidade

A solução de gestão documental deve permitir a realização rápida de ações tão essenciais como:

• Introduzir informação
• Consultar processos
• Verificar e realizar tarefas
• Visualizar ou reencaminhar informação
  

Deve ser rápida também na parte de decisão, ou seja, o documento ao entrar em sistema fica de imediato disponível para autorização e consulta. A portabilidade é outro ponto fundamental. A solução deve disponibilizar estas ações em qualquer lugar seja através de um telemóvel, tablet ou outro dispositivo de computação móvel. Isto envolve não só a fase de consulta e autorização, mas também a capacidade de poder imprimir num local remoto, se necessário.

3. Workflows e rastreabilidade da documentação

A gestão documental maximiza a automatização e captura de informação. Desse modo, facilita a tomada de ações de forma rápida e precisa sobre determinada informação de (entre outros exemplos):

• Análise e compliance
• Averiguação de cumprimento de prazos
• Verificação estatística
• Leitura de relatórios
• Confirmação de tarefas

A centralização da informação e sua devida organização, permite o controlo e tramitação de processos. Nesse sentido, facilita a tomada de decisões e cumprimento de prazos e tarefas.

4. Ubiquidade da documentação

A questão dos e-mails está hoje amplamente vulgarizada. Diariamente, são enviadas milhões de mensagens por todo o mundo, tendo cada um de nós a sua quota-parte. Aliás, muitas vezes difundimos os mesmos emails – e documentos – por várias pessoas, o que pode gerar confusão e complexidade.

A gestão documental permite que um determinado documento fique disponível para várias pessoas, atribuindo-lhe diversas propriedades de permissão aos utilizadores, desde a consulta, alteração ou reencaminhamento.

Por isso, o controlo e rastreamento dos documentos permite documentos sempre atualizados e sabendo quem fez o quê e quando sobre as diversas versões do mesmo documento.

5. Alertas de timings

É fundamental que a solução de gestão documental permita controlar e informar timings tão cruciais como:

• Datas e prioridades de execução de tarefas
• Cumprimento de prazos
• Renovações e obrigações legais

Do mesmo modo, deve transmitir os alertas de forma hierárquica (primeiro alerta, segundo alerta…), para que os utilizadores possam estar tranquilos e possam ter a certeza de serão lembrados naquele dia exato em que for preciso realizar determinada ação, ou até promover uma negociação para que o final de um contrato possa cumprir todos os trâmites normais e não entrar em incumprimento.

6. Gestão híbrida

A solução de gestão documental deve poder facultar um sistema híbrido, combinando a gestão documental normal com documentos físicos. Isto pode acontecer quando estes não têm um valor probatório digital. Assim sendo, a título de exemplo, permitir guardar todos os contratos assinados em papel num arquivo específico e associado à mesma empresa fornecedora da solução de gestão documental.

Imagine-se o caso de um contrato que tem de ser assinado fisicamente. Este, poderá não voltar a ser necessário após esse momento. Dessa forma, poderá ser documentado e introduzido na gestão documental com todos os dados relacionados para facilitar e agilizar o acesso posterior ou quaisquer alertas que possam ter de ser ativados, nomeadamente a sua localização física.

Da mesma forma o documento físico continuará a existir em papel e estará guardado em arquivo seguro. Isto é o que chamamos de uma solução híbrida da gestão documental.

7. Rumo ao paperless

Este é um tópico muito importante na gestão documental. Com a filosofia paperless falamos de empresas cada vez mais livres de documentação a circular fisicamente – privilegiando dessa forma os documentos nano digitais.

Conclusão

Em suma, a gestão documental traz simplificação e tranquilidade às empresas. Existem hoje ferramentas à medida de todas as necessidades e orçamentos. Por exemplo, as soluções não proprietárias baseadas em software open source poderão ser uma boa escolha quando o preço for o elemento mais sensível da equação – isto sem perder flexibilidade ou segurança.

A Papiro é referência nacional na Gestão Documental desde 2001, pautando a sua atuação pela procura constante das últimas tendências. É pioneira no setor ao ser das primeiras empresas a utilizar Software as a Service (SaaS). Assim, dá a possibilidade aos seus parceiros de utilizar as melhores soluções sem a necessidade de instalação de qualquer software ou de aquisição e manutenção de dispendiosos sistemas informáticos. Ao longo da sua atividade, alargou os serviços de custódia e consultoria documental aos de digitalização e automatização, aliados ao software de arquivo digital e workflow (Gestão Informática de Processos).

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Até há muito pouco tempo, os funcionários das empresas de quase todos os setores lidavam com toneladas de papel e com salas enormes que serviam de repositório dos mesmos. Devido à forte competitividade presente em Portugal e na Europa, o panorama está a mudar e as empresas portuguesas já olham para os DMS (Document Management Systems) com outros olhos.

A gestão documental e implementação de sistemas de informação numa empresa é atualmente essencial para fazer com que a mesma se destaque da concorrência.
Nos dias de hoje, existem cada vez mais dados nas empresas, e no mundo em geral, o que por vezes, torna o trabalho de acesso rápido à informação mais complicado, potenciando a perda de documentos e aumentando o tempo na tomada de decisões.

A implementação de um sistema de gestão documental permite que as empresas consigam gerir os fluxos de dados transformando-os em informação importante para o decorrer da sua atividade.

Neste artigo vamos abordar de que forma é que a gestão documental agiliza os processos internos e externos das empresas.

1. Digitalização dos documentos

É com a digitalização dos documentos que as empresas iniciam o processo de gestão documental. A digitalização consiste na transformação documentos físicos em formato digital seguindo uma série de regras previamente definidas. Após este processo, o documento é disponibilizado em sistema. Desta forma, qualquer elemento mediante parametrização de acessos/restrições consegue ter acesso imediato à informação, sendo pesquisável por qualquer campo previamente definido.

Face ao documento físico, o mesmo tem duas vias de resolução: a destruição certificada ou a custódia que é composta por caixas codificadas agregadas aos dados compostos dos documentos existentes. Em grande percentagem, são colocadas etiquetas com ID sequencial, afim de ser realizados processos de auditoria face ao que é integrado e as existências físicas.

Mesmo, que um documento seja eliminado ao nível digital, fica sempre registada tendo sempre a sua rastreabilidade anexada ao utilizador da ação.

2. Informações em tempo real

Através de um simples clique conjugado com um número, nome ou tipologia de cada documento, e sem sair do conforto da sua cadeira, torna-se possível e fácil de encontrar um documento.

A maioria das empresas portuguesas opta por adquirir sistemas alojados nas redes locais das mesmas, porém há quem vá mais além e aloje os sistemas em cloud.

Ambos os sistemas permitem aceder à informação presente nos documentos anteriormente digitalizados a qualquer hora à distância de um clique, mas através da cloud um gestor pode estar por exemplo, numa reunião no estrangeiro e aceder a qualquer documento através do seu dispositivo móvel ou fixo.

Uma outra vantagem é a centralização dos dados. Com isto, é possível retirar informação que permita acompanhar os resultados, face a determinado item, seja ao dia, à semana, ao mês, ao histórico ou mesmo em tempo real. Estes resultados, servem para delinear estratégias internas ou externas.

3. Rapidez na tomada de decisão

Por vezes, uma tarefa simples pode tornar-se complicada pelo simples facto de serem necessárias certas e determinadas informações que simplesmente não se encontram disponíveis no local certo. Isto pode ser originado por falhas de comunicação ou atrasos no processamento de dados.

A tomada de decisão é um processo composto por quatro etapas – reconhecimento do problema, identificação das opções, avaliação de cada opção e por fim escolha. Este processo torna-se bastante mais rápido se tiver toda a informação que necessita em segundos, o que lhe permite tomar uma decisão informada e assente em factos.

4. Aumento da produtividade

A produtividade é a relação entre a produção e os fatores de produção utilizados. A produção é definida pela quantidade de soluções produzidas. Os fatores de produção são, por exemplo, pessoas, máquinas, materiais e outros. Quanto maior for a relação entre a quantidade produzida por fatores utilizados, maior é a produtividade.

Logo, com a maior rapidez na disponibilização da informação e dos documentos, os colaboradores das organizações ficam disponíveis para realizar outras tarefas, o que leva a um aumento significativo da produtividade.

5. Redução do número de recursos gastos

A redução dos custos advém claramente dos pontos mencionados anteriormente – aumento da produtividade, da rapidez de tomada de decisão. Mas não só. O espaço físico utilizado pela empresa para guardar todos os documentos é também reduzido, visto que grande parte dos documentos passam a estar guardados nos servidores ou na Cloud. Assim elimina-se uma despesa que é muitas vezes pesada – a dos arquivos físicos de documentos.

6. Maior segurança

Atualmente, a informação é um dos bens mais valiosos que as empresas detêm. Sejam documentos legais, drafts de projetos ou dados de colaboradores e clientes, a sua perda representa a grande parte das vezes um prejuízo de que muito poucas empresas conseguem recuperar.

Como tal, com uma boa política de gestão documental, passa a usufruir de um maior controlo no acesso a determinado tipo de documentos, que só alguns funcionários deveriam ter acesso. Além disso, é possível monitorizar todo o tipo de operações, ou seja, quanto tempo demora um documento a ser lançado no sistema, se um documento é alterado ou se é eliminado, por quem e quando.

Esta monitorização é bastante fiável pois todos os funcionários para acederem ao sistema têm de fazer log-in, introduzindo o seu user e palavra-passe.

Conclusão

Processos ágeis são o que move qualquer empresa. Quanto mais veloz for a sua equipa, maior a capacidade de competir no mercado em que se encontra. Mas para que os seus processos se tornem realmente eficientes, precisa de estar em constantemente inovação pensando sempre em soluções inovadoras que possam contribuir para acelerar o ritmo do seu negócio.

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