A atribuição da certificação e-GAR pela Agência Portuguesa do Ambiente à aplicação EcoValdoc da Papiro garante-lhe a plena conformidade com os requisitos exigidos pela APA. Entre os vários requisitos envolvidos, a solução da Papiro recebeu assim a implementação e certificação de funcionalidades como a emissão de e-GAR e respetiva consulta, anulação, correção, confirmação da correção, negação da correção, rejeição e aceitação, bem como consulta de estabelecimentos, transportadores e operadores.

Na prática, e através de um Webservice integrado na aplicação EcoValdoc que faz a ligação direta ao Sistema Integrado de Licenciamento do Ambiente (SILiAmb), os clientes Papiro fazem garantir o cumprimento das novas imposições legais, de uma forma cómoda e automática. A aplicação suporta três tipos de intervenientes: Produtor, Transportador e Destinatário de resíduos. Qualquer um destes agentes poderá agora emitir uma guia para acompanhar os seus resíduos 24 horas por dia, 365 dias por ano, diretamente na aplicação EcoValdoc, imediatamente antes de proceder ao seu transporte e sem ter de se preocupar com qualquer processo adicional.

Luis Bravo, chief technology officer da Papiro, considera que “este é um claro exemplo em como os avanços na tecnologia, por mais simples que pareçam, podem afinal significar enormes vantagens para as empresas e seus colaboradores, não só em termos de produtividade mas também de concentração de informação. Para simplificar, a Papiro desenvolveu uma aplicação onde é possível reunir toda a informação numa única janela, tornando tudo mais simples e eficaz.  Com a aplicação EcoValdoc agiliza-se todo o processo de acesso à plataforma SILiAmb, concentrando mais tempo para aquilo que realmente lhes importa: o seu negócio.”

A emissão eletrónica das Guias de Acompanhamento de Resíduos é obrigatória desde 1 de janeiro de 2018, estando regulamentada pela Portaria n.º 145/2017, de 26 de abril, alterada pela Portaria n.º 28/2019, de 18 de janeiro. Todo e qualquer produtor de resíduos deve emitir a respetiva guia de acompanhamento antes do seu transporte, cabendo-lhe a responsabilidade pela gestão e encaminhamento correto dos resíduos para um Operador de Gestão de Resíduos (OGR) devidamente autorizado. A emissão da guia pode ainda ser feita por outro interveniente (nomeadamente a empresa transportadora ou o OGR) em nome do produtor, desde que este valide sempre a e-GAR.

O conteúdo EcoValdoc obtém certificação de conformidade e-GAR atribuída pela APA aparece primeiro em Papiro.

A entidade é o único interveniente que tem de estar registado na plataforma. Os participantes apenas precisam de receber a notificação para assinar a ata, clicando no respetivo botão e assinando-a através do seu Cartão de Cidadão, Chave Móvel Digital ou quaisquer certificados digitais válidos atribuídos por outras entidades acreditadas.

Tal como no processo tradicional, o cliente pode através deste módulo da plataforma Valdoc Sign arquivar, consultar, saber se já todos assinaram o documento e ainda ter um resumo de todas as atas lançadas, bem como identificar o gestor da ata, o presidente da mesa e todas as questões associadas que são agora transpostas para o digital. De igual forma, o processo de escrita das atas envolve indicar os termos de abertura e fecho, agora em formato eletrónico. Outra vantagem deste processo é o controlo sobre a assinatura das atas, que passa a ser mais rápido e eficaz. Por exemplo, se faltar alguém assinar essa pessoa pode receber diretamente um segundo lembrete com o pedido de ação.

Sempre que a ata é fechada, a solução gera um código único e exclusivo de acesso em formato alfanumérico, tal como se verifica nos códigos emitidos para as certidões permanentes das empresas. Através desse código é possível aceder à ata, validá-la e ver todo o histórico associado, não sendo necessário sequer a emissão do documento em PDF – basta enviar o código para consulta e validação. De igual modo, quando uma ata é assinada por todos os intervenientes, todos recebem uma cópia eletrónica do documento.

Pela importante questão de salvaguarda e integridade dos dados, o arquivo da plataforma mantém de forma automática a legalidade dos documentos por períodos temporais prolongados – ou seja, a validade do certificado digital e à aplicação de selo temporal. Deste modo, e se houver algum litígio com um espaço temporal desfasado de vários anos, o selo temporal permite fazer a devida verificação.

Esta solução está em conformidade com o Código Comercial português, que já previa a existência do Livro de Atas em formato eletrónico, e ainda com a legislação específica sobre Assinaturas Eletrónicas, servindo como prova da identidade de cada pessoa que assina determinada ata e também como garantia de que cada documento assinado não é adulterado.

Não menos importante, e porque se trata de uma solução totalmente digital, as empresas ajudam a proteger o meio ambiente e ainda poupam em custos e burocracia. Não só a redução de papel é um dado assinalável, sobretudo porque a solução de assinatura aplica-se num só clique a documentos com duas ou duzentas páginas, como também os custos com correio, estafetas e assinaturas físicas reconhecidas em notário deixam de existir.

Francisco Mendes, presidente do conselho de administração da Papiro, sublinha que “as pessoas coletivas que estão previstas na Lei devem obrigatoriamente prosseguir os seus Livros de Atas, local onde todas as decisões devem ficar devidamente lavradas e assinadas. Seguindo o mote da Papiro, criámos uma solução inovadora 100% digital com o propósito de precisamente simplificar e desburocratizar a vida das empresas nesta vertente, que como sabemos pode ser bastante morosa, volumosa e até dispendiosa.”

Saiba mais em www.papiro.pt e em www.valdocsign.pt.

O conteúdo Papiro lança solução 100% eletrónica para elaboração dos Livros de Atas aparece primeiro em Papiro.

A Chave Móvel Digital é um meio de autenticação que facilita o início de sessão em várias plataformas eletrónicas usando apenas o telemóvel e um PIN. Ao iniciar sessão, é solicitado ao utilizador a introdução do seu número de telemóvel e PIN pessoal, sendo-lhe enviado um código de autenticação para confirmar a sua identidade. O processo não tem quaisquer custos para o utilizador, bastando ter a Chave Digital Móvel ativada no seu Cartão de Cidadão, podendo para o efeito ser pedida nos espaços do cidadão ou no espaço online dedicado da Agência para a Modernização Administrativa (AMA).

O desenvolvimento e integração desta solução de acesso foi feita pela Papiro e a validação esteve a cargo da própria AMA, que facultou o ambiente de testes para validar a solução e permitir depois a entrada em produção.

Francisco Mendes, presidente do conselho de administração da Papiro, sublinha que “a Papiro foi das primeiras entidades a facultar a autenticação com Chave Móvel Digital, tendo a Valdoc Sign sido a primeira plataforma a facultar essa possibilidade de autenticação que dá aos nossos clientes e utilizadores um meio alternativo de poder entrar na plataforma sem usar o tradicional binómio email e palavra-passe, fornecendo uma maior simplicidade.”

Saiba mais em www.papiro.pt e em www.valdocsign.pt.

O conteúdo Valdoc Sign da Papiro permite autenticação com Chave Móvel Digital aparece primeiro em Papiro.

A Papiro anuncia que o seu serviço de estafetagem está agora também disponível de forma totalmente digital. Depois de ter colocado à disposição dos seus clientes esta prática inovadora de estafetagem há cerca de um ano, funcionando então através de telefone ou formulário físico, a Papiro passa a ter o serviço acessível através de um portal eletrónico acessível 24 horas por dias, 7 por semana através de qualquer dispositivo com acesso à Internet e browser.

Habituada já a circular por todo o país com a documentação que os seus clientes guardam nos centros de arquivo, a Papiro coloca à disposição das empresas uma equipa dedicada, dotada de meios técnicos adequados à prestação de um serviço de proximidade, para executar com eficiência e controlo as necessidade diárias das empresas no que respeita à recolha e entrega de documentos ou volumes de dimensões diversas por todo o país, com diferentes níveis de serviço e escalas de prioridade. Com este novo acesso totalmente digital, as empresas obtêm outros tipos de benefícios como a reorganização do serviço, a rentabilização dos processos e a agilização das entregas e recolhas.

Esta vertente digital do serviço dá aos clientes o acesso a um dashboard que lhes permite não só analisar os pedidos e ter acesso a vários níveis de reporting, mas também a manterem-se sempre par do estado dos seus pedidos. Além desta importante componente de se ter todo o histórico à distância de  um clique, a plataforma disponibiliza um backoffice controlado pelo responsável da estafetagem e garante uma visão perfeita ao motorista da Papiro sobre as suas tarefas, nomeadamente a rota que tem a fazer e o destinatário a quem se deve dirigir.

A segurança é outro elemento indispensável da solução, sendo a validação da entrega feita por assinatura. Isto permite abandonar a emissão do tradicional original e duplicado em papel, tornando o processo amigo do ambiente. Por outro lado, o serviço de estafetagem garante a confidencialidade dos objetos a transportar através do uso de malas específicas, sacos adaptados e outras várias formas seguras de transporte dos bens, sejam eles correio interno, cheques, encomendas e todo o restante tipo de materiais que as empresas enviam e recebem.

Francisco Mendes, presidente do conselho de administração da Papiro, sublinha que “o serviço de estafetagem foi criado para podermos prestar um serviço de maior proximidade aos nossos clientes, e a disponibilização desta plataforma eletrónica não só permite reforçar essa proximidade como também agiliza a produtividade face a pedidos urgentes, por exemplo”.

Disponível em https://estafetagem.papiro.pt/pt, a plataforma eletrónica de acesso ao serviço de estafetagem integra-se perfeitamente com o número verde 800 50 2001 lançado no início do ano.

O conteúdo Papiro disponibiliza serviço de estafetagem em ambiente 100% digital aparece primeiro em Papiro.

Esta plataforma web é composta por diferentes componentes que asseguram uma resposta assertiva às mais exigentes necessidades de certificação e gestão de documentos eletrónicos. Além de funcionalidades de emissão e gestão de assinaturas eletrónicas, a Valdoc disponibiliza várias soluções, entre elas a criação de livros de atas eletrónicos, minutas eletrónicas, submissão de processos para assinatura, arquivo Long Term Validation, gestão de contratos e serviços de certificação. Nos serviços de certificação o utilizador pode adquirir os seus certificados qualificados remotos, selos temporais, e selos eletrónicos qualificados remotos em total conformidade com o Regulamento eIDAS.

A plataforma colaborativa é simples e intuitiva, garantindo o valor legal probatório e segurança que as empresas exigem. Além disso, poupa tempo e as despesas inerentes aos processos de gestão documental, nomeadamente no que respeita à impressão, circulação, digitalização ou de arquivo em papel.

Entre as principais vantagens da plataforma Valdoc, destacam-se:

O sistema 100% eletrónico: permite a emissão de documentos eletrónicos e a monitorização automática da aposição de assinaturas eletrónicas, assim como a preservação e inalterabilidade dos documentos assinados eletronicamente por um período temporal prolongado.

O elevado nível de rastreabilidade: possibilita a emissão de relatórios simples com identificação do autor, nome, hora, fuso-horário de assinatura do documento. O utilizador pode ainda fazer a emissão de relatórios detalhados com identificação de todo o histórico do documento.

Diferentes assinaturas eletrónicas: suporta diversas modalidades de assinatura, desde a simples à qualificada.

Acesso e consulta de documentos: através de um código de acesso único e exclusivo, o utilizador pode consultar e partilhar documentos eletrónicos arquivados online, bem como verificar as assinaturas nos mesmos apostas.

Garantia de conformidade: a plataforma foi concebida de acordo com os regulamentos eIDAS e está ainda em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e demais legislação Portuguesa em vigor sobre documentos e assinaturas eletrónicas.

Para ficar a conhecer todas as funcionalidades e soluções da plataforma, visite www.valdocsign.pt.

O conteúdo Papiro apresenta plataforma de desmaterialização de processos de assinaturas aparece primeiro em Papiro.

Num mundo em que a informação é cada vez mais valiosa, a destruição segura de documentos assume uma importância primordial na proteção de dados das empresas, dos seus colaboradores e do seu negócio. Este processo permite reduzir o risco de fuga de informação, melhorar os processos de conformidade com normais legais e proteger a reputação das marcas. A Papiro disponibiliza o mais avançado processo de destruição de documentos, com programas personalizáveis e adaptáveis às necessidades específicas dos clientes e que envolvem todo o ciclo fechado de processamento – desde a recolha dos ativos, passando pelo seu transporte seguro e acabando na sua destruição.

A recolha dos documentos a destruir é efetuada em condições de segurança, utilizando contentores técnicos especiais. A Papiro colocará na empresa neste teste um contentor com capacidade de 120 litros, com capacidade para 50Kg, que é feito de material resistente e que está equipado com uma fechadura de segurança integrada que lhes atribui características de inviolabilidade.

Os documentos são depositados dentro dos contentores técnicos no seu estado original, poupando-se muito tempo na sua preparação e acondicionamento. A documentação é posteriormente destruída em concordância com os requisitos da norma DIN 66399, garantindo a ilegibilidade e irrecuperabilidade da informação. Além disso, o programa de destruição da Papiro assegura conformidade com todas as políticas ambientais, sociais e corporativas, salvaguardando não apenas a confidencialidade no processo de destruição como também a imagem do cliente.

Inscreva-se no programa de teste gratuito do serviço de destruição confidencial de documentos aqui.

O conteúdo Papiro com serviço de destruição confidencial de documentos gratuito aparece primeiro em Papiro.

A Papiro, empresa especializada em Gestão de Processos de Negócio (BPO) e Serviços de Gestão Documental, deu a conhecer os mais recentes números da sua área de destruição confidencial de documentos. De acordo com os dados da empresa, houve um acentuado crescimento nesta área de negócio entre os anos de 2017 e 2018. A Papiro registou um aumento de 40% na destruição de documentos, um valor acompanhado por uma subida de 70% na evolução do número de contentores de destruição confidencial. No que respeita à sua natureza, os documentos destruídos foram na sua quase totalidade de papel e cartão (97%), tendo havido ainda lugar à eliminação de outros resíduos biodegradáveis (2%). A percentagem restante (1%) diz respeito a materiais de outra natureza. 99,7% dos documentos e materiais destruídos foram enviados para valorização/reciclagem, e apenas 0,3% tiveram como destino final o aterro sanitário (materiais não valorizáveis/recicláveis).

Este aumento de 40% no volume de documentos destruídos testemunha a competência da Papiro numa exigente área onde os requisitos de confidencialidade e segurança são essenciais. A Papiro garante um serviço de destruição confidencial de documentos de ciclo fechado que passa pelo processamento interno dos mesmos.

A recolha dos documentos a destruir é efetuada em condições de segurança, utilizando contentores técnicos especiais. Com capacidade de 50, 80, 120, 240 e 656 litros, de material resistente e equipados com uma fechadura de segurança integrada que lhes atribui características de inviolabilidade.

Os documentos são depositados dentro dos contentores técnicos no seu estado original, poupando-se muito tempo na sua preparação e acondicionamento.

A documentação é posteriormente destruída em concordância com os requisitos da norma DIN 66399, garantindo a ilegibilidade e irrecuperabilidade da informação. Além disso, o programa de destruição da Papiro assegura conformidade com todas as políticas ambientais, sociais e corporativas, salvaguardando não apenas a confidencialidade no processo de destruição como também a imagem do cliente.Num mundo em que a informação é cada vez mais valiosa, a destruição segura de documentos assume uma importância primordial na proteção de dados das empresas, dos seus colaboradores e do seu negócio. Este processo permite reduzir o risco de fuga de informação, melhorar os processos de conformidade com normais legais e proteger a reputação das marcas. A Papiro disponibiliza o mais avançado processo de destruição de documentos, com programas personalizáveis e adaptáveis às necessidades específicas dos clientes e que envolvem todo o ciclo fechado de processamento – desde a recolha dos ativos, passando pelo seu transporte seguro e acabando na sua destruição.  

O conteúdo Papiro aumenta destruição de documentos em 40 por cento em 2018 aparece primeiro em Papiro.

Ao abrigo deste acordo, a Papiro avança agora com uma iniciativa que tem como objetivo ajudar à reflorestação das áreas ardidas em Portugal, e compromete-se a plantar uma árvore por cada tonelada de resíduo recolhido através dos seus contentores de destruição confidencial, no final de cada ano civil.

A campanha – “Por cada tonelada de resíduo recolhido, plantamos uma árvore” – pretende ajudar a reflorestar as zonas afetadas, melhorar a qualidade do ar e proteger os solos. A Papiro segue uma política ambiental que assenta na diminuição do consumo de recursos naturais e no correto tratamento e reciclagem dos resíduos decorrentes da sua atividade.

Esta iniciativa espelha o papel ativo que a empresa mantém na sociedade, no que diz respeito à implementação de boas práticas ambientais e sociais, e visa contribuir para um futuro mais sustentável.

Para Francisco Mendes, Presidente do Conselho de Administração da Papiro, esta ação “demonstra a preocupação que a empresa tem para com o meio ambiente, numa campanha que também visa sensibilizar o tecido empresarial português para a diminuição do consumo de recursos naturais”.

No final de cada ano civil, cada cliente recebe um certificado que atesta o seu contributo na proteção do meio ambiente.

O conteúdo Papiro estabelece protocolo com Quercus e avança com campanha de reflorestação aparece primeiro em Papiro.