Soluções aplicacionais

Transformação Digital

Estas são as nossas aplicações, criadas a pensar na eficiência da sua organização.

Descubra a mais adequada para si.

Valdoc enterprise

Solução premium de gestão documental e de processos com fluxos de trabalho.

Solução costumizada
Controlo e rastreabilidade
Repositório online
Desmaterialização da documentação

Aplicação de gestão documental e workflows, que permite de uma forma simples encaminhar os documentos para os diferentes aprovadores definidos.

Organiza e simplifica a consulta de documentos em formato digital, com diversos níveis de colaboração apoiados na partilha de documentos devidamente indexados aos processos.

  • Sistema com elevado grau de usabilidade, assente num interface user friendly, intuitivo e concebido de acordo com as normas e boas práticas
  • Solução parametrizável de acordo com as necessidades de cada Cliente
  • Ao entrar na solução, cada utilizador terá acesso direto à sua lista de tarefas, promovendo-se assim a simplicidade de utilização
  • Em cada workflow é possível perceber em qualquer momento a:
    • Identificação dos dados do processo e dos documentos que lhe estão associados
    • O grau de prioridade e a identificação dos prazos estabelecidos
    • Estado em que o processo se encontra
    • A tramitação do processo
    • Identificação dos intervenientes no processo
  • Gestão de perfis e permissões ao nível dos documentos, pastas e por utilizadores
  • Solução colaborativa, com a possibilidade de adicionar comentários ao processo e do partilhar
  • Classificação das tipologias documentais segundo os critérios definidos, como por exemplo o tipo de documento, remetente, destinatário, assunto, processo a que pertence, data, entre outros
  • Suporte a várias versões e revisões por documento
  • Sistema de notificações, com a possibilidade de se definir regras específicas, permitindo ainda todo o controlo de prazos definidos
  • Integração com vários sistemas, via webservices
  • Acesso web e mobile

VALDOC Webview

Sistema de informação multiutilizador, que facilita a pesquisa, consulta, disponibilização e registo de documentos em formato digital.

Maior fiabilidade no acesso à documentação
Rapidez na disponibilização
Rentabilização de recursos
Redução de espaço de arquivo

Valdoc WebView integra um conjunto de funcionalidades que permitem uma maior interação com os documentos em repositório.

Poderá consultar múltiplos documentos paralelamente, efetuando o seu envio para o correio eletrónico ou criando ficheiros PDF, bem como intercalar documentos na sequência já existente.

Das principais funcionalidades destacamos:

  • Introdução e classificação de documentos
  • Pesquisa de documentos através de metadados
  • Consulta de documentos em simultâneo por vários utilizadores
  • Eliminação de documentos registados
  • Envia de documentos para o correio eletrónico do utilizador
  • Geração de um documento PDF a partir de vários documentos
  • As funcionalidades referidas acima poderão não estar disponíveis a todos os utilizadores
  • Gestão de acesso, perfis e segurança no acesso aos documentos

Valdoc SIGN

Plataforma web que permite criar, assinar, partilhar e arquivar documentos eletrónicos, garantindo a sua inalterabilidade a longo prazo.

Agilização processo de recolha de assinaturas
Repositório online
Multiplataforma 24h
Autenticidade e integridade
Garantia de valor legal probatório

100% eletrónico
Sistema que ajuda no processo de emissão de documentos eletrónicos e permite a monitorização automática da aposição de assinaturas eletrónicas, bem como emite relatórios de assinatura por documento.

Vários tipos de assinatura eletrónica
Permite a utilização de assinatura simples, avançada ou qualificada.

Consulta de documentos
Possibilidade, através de código de acesso único e exclusivo, de consulta e partilha de documentos eletrónicos arquivados online, assim como a verificação de assinaturas nos mesmos apostas.

Arquivo seguro
Arquivo de documentos eletrónicos, com 3 réplicas locais e 3 réplicas geo-distribuídas com utilização de sistema de cifragem AES 256 e RSA. Aposição de selo de garantia de inalterabilidade do documento.

Compliance
Cumpre o novo Regulamento eIDAS, a Legislação Portuguesa referente a documentos e assinatura eletrónica e as normas legais referentes à proteção de dados.

 Faça-nos uma visita em www.valdocsign.pt

Livro de atas eletrónico:
Permite o registo das deliberações de órgãos de pessoas coletivas e de outras entidades afins, em formato eletrónico. As pessoas coletivas designadamente, empresas, associações, fundações, entre outras previstas na lei, devem, nos termos dos normativos que regulam a sua atividade, possuir livros para neles serem lançadas as atas que consignem as deliberações tomadas nas reuniões dos seus órgãos sociais as quais devem ser assinadas. Com o propósito de simplificar e desburocratizar a vida das organizações, a Valdoc criou o livro de atas eletrónico concebido de acordo com as melhores práticas previstas para os documentos eletrónicos.

Serviços de certificação:
Aquisição de vários serviços de confiança, nomeadamente selos temporais, certificados qualificados de assinatura eletrónica e de selos eletrónicos qualificados, em conformidade com o Regulamento eIDAS.

Assinatura eletrónica:
Criação de documentos eletrónicos, garantindo a sua inalterabilidade bem como a sua disponibilização para de, forma automática, serem assinados eletronicamente.
Os documentos podem beneficiar da força probatória conferida pela lei, dependendo do tipo de assinatura escolhido.

Arquivo long term validation:
Possibilidade de arquivar documentos em diversos formatos (incluindo vídeos), garantindo a sua preservação e inalterabilidade por um período temporal prolongado.

Minutas eletrónicas:
Permite ao utilizador gerar um documento com base em minutas pré-criadas.

Gestão de contratos:
Monitorização dos inúmeros contratos de uma forma centralizada, permitindo acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais.

Portal de faturas

Portal dedicado ao alojamento das “Faturas Eletrónicas Certificadas” emitidas pelas empresas aos seus clientes.

Automatização e normalização de processos de trabalho
Desmaterialização
Relacionamento e partilha de informação
Redução de custos
Controlo e monitorização

No portal, encontram-se disponíveis ficheiros para download em formato digital, PDF autenticado e XML.

O acesso aos ficheiros da “Faturação Eletrónica Certificada” é controlado por código de utilizador e senha, ficando sempre registada a data e hora, o utilizador e o número de vezes que foi efetuado o download dos ficheiros.

Portal Nota de Despesas

Solução web para simplificar a carga processual, passando os colaboradores a terem flexibilidade e autonomia necessária para registarem e submeterem para reembolso.

Simples, intuitivo e colaborativo
Automatização e normalização

dos processos de trabalho

Aumento da eficiência e melhoria contínua

na execução dos processos

Controlo e rastreabilidade

dos processos e documentos

Concebemos o Portal Nota de Despesas a pensar especificamente nos seus negócios. A nossa solução irá ajudá-lo a informatizar e automatizar o processo de entrega das notas de despesa, desde do seu simples registo, passando pela sua aprovação e terminando no seu reembolso.

Entre as principais funcionalidades da aplicação, destacamos a:

  • A visão geral sobre as suas despesas;
  • Acompanhamento do status de cada despesa;
  • Sistema de notificações e adição de comentários;
  • Possibilidade de carregamento de documentos;
  • Maior velocidade no processo de registo, análise e aprovação.

Com a nossa solução web, poderá aceder e consultar de forma simples e rápido o histórico das notas de despesa enviadas, bem como valores acumulados totais e por rúbricas de serviço.

Quer seja um empresário em nome individual ou uma grande empresa, temos a solução de notas de despesa de que necessita para gerir os seus registos e o seu negócio.

PAPIRO MY DATA MANAGER

Uma solução que permite simplificar, agilizar, automatizar e evidenciar a gestão dos processos de conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

Simples, Intuitivo e Colaborativo
Automatização e normalização

dos processos de trabalho

Multiplataforma 24h
Controlo e Rastreabilidade

dos processos e documentos

Uma solução tecnológica adequada, simples e intuitiva para Startups, Microempresas, PME’s, Profissionais Independentes, Advogados e DPO’s, garantindo de forma eficaz e segura o processo de implementação e/ou manutenção de uma cultura de responsabilização na temática da Privacidade e Proteção de Dados.

Das principais funcionalidades destacamos:

Avaliação de Conformidade: Permite fazer uma autoavaliação para saber o nível atual de “Conformidade Geral” com o RGPD da sua organização e desenvolver o respetivo plano de ação;

Organograma: Criação do organograma da empresa permitindo uma visão geral sobre os vários responsáveis pelo tratamento de dados;
​Inventário de dados: Registo de atividades de tratamento de dados cumprindo com o disposto no Artigo 30 º do RGPD.;

Avaliação de Impacto de Proteção de Dados: AIPD/DPIA, identifica e permite reduzir os riscos por incumprimento das regras de proteção de dados e privacidade dos seus projetos, sistemas e processos;

Exportação de Documentos: Possibilidade de exportar as Avaliações de Impacto de Proteção de dados e os Registos de Atividades de Tratamento de Dados em formato pdf;

Templates Pré-definidos: Formulários automatizados com pré-preenchimento que agilizam, simplificam e tornam os processos mais rápidos;

Knowlege Base: Conteúdos de suporte organizados, atualizados e sempre acessíveis, para melhor compreensão dos termos do RGPD, da Privacidade e Proteção de Dados;

Mapa de Dados: Disponibiliza de uma forma simples e gráfica o mapeamento dos dados e respetivas transferências na organização;

​Gestão de Utilizadores: Processo simples e rápido para a gestão dos utilizadores do sistema permitindo também a inclusão dos subcontratantes.;

Explorador de Dados: Ferramenta de pesquisa que permite visualizar detalhes específicos sobre os tratamentos de dados realizados na organização (categorias, destinatários, finalidade, intervenientes, etc.);

Multi-empresas: Gestão de todas as empresas ou clientes numa só conta, ideal para profissionais que gerem várias organizações (DPO’s, Advogados, Grupos Empresariais);

Dashboard: Painel que permite a visão e gestão global da organização, acesso a indicadores essenciais e estado das tarefas em execução;

​Gestor de Tarefas: Ferramenta para definição, orientação e acompanhamento das tarefas a executar, que contribui para maior organização, interação e envolvimento dos intervenientes;

Criação de Templates: Possibilidade de criar templates personalizados e ajustados a cada organização;

Multi-idioma: Disponível em português e inglês, para que todos os colaboradores possam ter acesso sem barreiras linguísticas.

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