top of page

5 DICAS PARA AGILIZAR A GESTÃO DOCUMENTAL (ACESSIBILIDADE E MOBILIDADE)

Atualizado: 18 de jul. de 2023



A gestão documental permite às empresas organizarem de uma forma racional e disponível os processos e os documentos essenciais à sua atividade.

Conheça as 5 dicas para agilizar a gestão documental:


A gestão documental tem um papel importantíssimo na organização empresarial. Todas as empresas precisam de lidar com vários documentos de diferentes tipos: faturas, contratos de trabalho, contratos de venda, contas de água e luz, guias de impostos, entre muitos e muitos outros. para se lidar corretamente com toda esta imensidão de papéis ou repositórios digitais, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.


Estando a informação trabalhada de forma centralizada, é assim possível saber quando a informação entrou no sistema, quem a tratou, quem lhe acedeu, quem a modificou e que outputs gerou. E tudo isto mantendo-se sempre guardada em segurança.



1. TIPIFICAÇÃO EFICIANTE DOS DOCUMENTOS

Uma das questões mais importantes a olhar quando se procura uma solução de gestão documental é: de que maneira é feito o levantamento inicial dos documentos, ou seja, de que maneira é que a informação é caracterizada e organizada no arquivo documental?

Para tal seja efetuado de forma correta, a tipificação da documentação é essencial. A tipificação é o ato de caracterizar algo, classificando-o em tipos. Se os documentos não estiverem bem caracterizados e organizados, dificilmente são encontrados, entre milhares de documentos que ao longo dos anos se vão acumulando no repositório da organização.


2. COM CLOUD TUDO É MAIS ACESSÍVEL

Os documentos alojados na cloud tem inúmeras vantagens em termos de acessibilidade e mobilidade. Recorrendo a esta modalidade, fica com uma solução mais flexível. Ao estar na web, consegue oferecer um acesso muito mais fácil e rápido à informação, aumentando a produtividade, melhorando a qualidade e reduzindo os custos relacionados com os processos de negócio da organização,


3. APLICAÇÕES MÓVEIS – ACEDA ON-THE-GO

Os dispositivos móveis, presentes no bolso ou na mala de cada um, estão hoje mais que nunca dentro da nossa sociedade. Estes aparelhos (smartphones sobretudo) em conjunto com uma aplicação móvel integrada numa solução de gestão documental permitem ao utilizador aceder à informação necessária, em qualquer local, a qualquer hora, tornando-se assim numa excelente resposta aos problemas da mobilidade e acessibilidade da informação.

Existem já inúmeras soluções que têm a app como uma das vertentes principais, o que se revela uma excelente mais-valia a nível de acessibilidade e mobilidade.


4. INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS

O facto de a gestão documental não ser, por si só, um sistema fechado, mas sim uma plataforma transversal às várias áreas de negócio, origina a necessidade de integrar a plataforma com outros softwares. Um ponto muito importante da gestão documental é permitir esta integração com os restantes softwares presentes numa organização, como por exemplo um ERP (Entreprise Resource Planning) ou um CRM (Customer Relationship Management).


5. INFORMAÇÃO EM TEMPO REAL MELHORA A DECISÃO

Através de um simples clique, conjugado com um número, nome ou tipologia de cada documento e sem sair do conforto da sua cadeira, torna-se possível e fácil encontrar um documento e tomar uma decisão de forma mais fiável.

A maioria das empresas portuguesas opta por adquirir sistemas alojados nas redes locais das mesmas, porém há quem vá mais além e aloje os sistemas em cloud.

Ambos os sistemas permitem aceder aos documentos anteriormente digitalizados a qualquer hora à distância de um clique, mas através da cloud um gestor pode estar por exemplo, numa reunião no estrangeiro e aceder a qualquer documento através do seu telemóvel ou portátil.


CONCLUSÃO

Em suma, deve ter em atenção a estas dicas na procura de uma gestão documental, pois bem aplicadas, permitem reduzir o tempo que se leva à procura da informação, que por sua vez significa uma redução de custos e uma melhor tomada de decisão.

Quanto mais rápida for a sua equipa, mais competitiva fica.

A PAPIRO pode apoiar a sua empresa a agilizar a sua gestão documental, com soluções personalizadas e à medida das necessidades do seu negócio.


Commenti


Papiro_Site_Sombra.png
podemos ajudar?

Gratos pelo seu contacto. Iremos responder o mais breve possivel. Obrigado

Os dados aqui recolhidos serão utilizados apenas com a finalidade de responder à sua questão e apenas serão mantidos durante o tempo estritamente necessário para o efeito conforme descrito na nossa Política de Privacidade.  Ao submeter este formulário está a concordar com a nossa Política de Privacidade.

EAD LOGO 600x600 transparente.png

A EAD – Empresa de arquivo e Documentação, S.A. foi pioneira no tecido empresarial português, enquanto empresa especificamente vocacionada para a gestão da documentação física. Inicialmente focada em soluções tradicionais de gestão de arquivos, como Custódia, Destruição Segura, Organização e Avaliação Documental, a EAD está hoje na vanguarda da inovação e da Inteligência Documental. Disponibiliza um leque alargado de serviços e soluções tecnológicas, enquanto especialista em soluções de apoio à transformação digital e automatização de processos, conservação física e digital de todos os suportes de informação, destruição e reciclagem segura e confidencial, entregas personalizadas de documentos e outros volumes e um dos principais players a oferecer soluções BPO na otimização dos processos documentais associados aos processos de negócios das empresas.

Em 2020 a Papiro é incorporada no Grupo EAD, sendo concretizada a sua fusão por incorporação na EAD, SA em 15 de Abril de 2025, permanecendo a marca Papiro.

ONDE ESTAMOS

centro operações sul

Parque Industrial do Porto Alto, Lote 14

2135-009 Samora Correia

Tel (+351) 263 090 300

e-mail  papiro@papiro.pt

Papiro_Site_Logotipo_Branco.png

centro operações norte

Zona Industrial do Alto da Cruz, Lote 18

4780-739 Santo Tirso

Tel (+351) 252 860 650

e-mail  papiro.norte@papiro.pt

  • LinkedIn - Black Circle
  • Facebook

ESCRITÓRIOS

Rua da Guiné, 19 -CV

2689-519 Prior Velho

Tel (+351) 800 50 2001

(número verde para solicitar serviço) 

e-mail  papiro.expresso@papiro.pt

bottom of page