O atual modelo de gestão das organizações pressupõe o acesso e a partilha de informação. Por sua vez, o acesso à informação adequada e em tempo útil exige a otimização dos processos e procedimentos relacionados com a constituição (produção/receção), organização, manutenção (avaliação/seleção), utilização e comunicação do Arquivo.
Um Arquivo devidamente organizado, que permita o acesso fácil, rápido e seguro à informação relevante, é fator de eficiência, eficácia e transparência das organizações. É, objetivamente, uma vantagem competitiva, particularmente quando articulado com soluções tecnológicas e a sempre bem-vinda desmaterialização da informação.
Para que as organizações possam dispor de uma gestão eficiente e segura do seu Arquivo, com otimização e até libertação de espaços, é fundamental um Plano de Arquivo – e prevendo que este esteja sempre associado a uma política integrada de gestão de documentos e informação.
UM BOM PLANO DE ARQUIVO CONSIDERA CINCO PASSOS FUNDAMENTAIS.
VEJAMOS COM DETALHE CADA UM DELES.
1. ANALISAR A ORGANIZAÇÃO
As organizações são feitas por pessoas, e por isso apresentam especificidades. Seja qual for a dimensão ou setor de atuação, há que identificar esses atributos o mais fielmente possível – para se poder depois desenvolver um Plano de Arquivo que sirva efetivamente os respetivos interesses e objetivos.
Conhecer a Organização implica por isso, e sempre, uma análise exaustiva:
• À estrutura;
• Aos processos de negócio;
• Às atividades que os concretizam.
2. ANALISAR O ARQUIVO
Concluída a abordagem à Organização, passa-se à análise dos documentos e informação que resultam das atividades desenvolvidas. Para além dos documentos/informação, o Arquivo também deve ser entendido nas suas dimensões de serviço e depósito.
Mais uma vez, colocam-se questões fundamentais para o correto desenvolvimento de um Plano de Arquivo:
• Conhecer a posição do Arquivo face à estrutura;
• Dimensionar os recursos disponíveis, sejam estes materiais, tecnológicos, informacionais,
humanos ou financeiros;
• Identificar a documentação produzida, fluxos e circuitos;
• Identificar o quadro legal e normativo que informa e enforma a produção documental –
aspeto fundamental, até porque o compliance é cada vez mais um critério na ordem do dia.
3. DEFINIR UM PLANO DE AÇÃO
Equacionada a Organização e o Arquivo, chega o momento de definir um plano de ação que atenda às seguintes variáveis:
• Necessidades vs. prioridades;
• Viabilidade;
• Metodologia;
• Monitorização e controlo.
Em primeiro lugar, e no que diz respeito ao equilíbrio entre necessidades e prioridades a contemplar no plano de ação, há que perceber quais são objetivos de gestão para o Arquivo – sejam eles de curto, médio ou longo prazo. No que concerne à viabilidade, é fundamental equacionar os recursos materiais e financeiros, bem como aferir o grau de capacitação dos recursos humanos. Da metodologia, há que pensar uma solução integrada de gestão de documentos enquanto recurso estratégico, que articule diferentes valências.
4. CRIAR E COMUNICAR OS INSTRUMENTOS DE CONTROLO
A implementação exige que se coloque em prática uma política integrada de gestão de documentos e informação articulada com um conjunto de instrumentos de descrição e controlo, nomeadamente um plano de classificação, estrutura de classes pré-definidas que enquadra a produção documental e uma tabela de avaliação e seleção, com a determinação de prazos de conservação administrativa e destinos finais dos documentos/informação.
A elaboração de um manual de procedimentos que esclareça o modo de execução e que permita que os processos sigam alinhados, sem desvios nem alarmes é também fundamental.
5. MONITORIZAR E REVER O PLANO ESTABELECIDO
A monitorização, apreciação sistemática e objetiva da eficiência, eficácia, impacto e sustentabilidade de um projeto, é uma constante em todo o processo. Assegura que a organização está efetivamente apta a seguir o Plano de Arquivo estabelecido, sem complexidade nem pontos de estrangulamento que possam facilmente conduzir a desequilíbrios e até à rutura do sistema, o que seria contraproducente.
Este passo envolve não só o apoio e formação ao utilizador, mas também a revisão periódica e integração de sugestões de melhoria ou novas propostas por alteração do contexto, entre outros ajustes e melhoramentos possíveis.
CONCLUSÃO
Pensar, conceber e implementar corretamente um Plano de Arquivo é condição fundamental para que a sua Organização possa usufruir de uma gestão eficiente e segura da sua documentação e informação.
A escolha do parceiro certo, especialista em gestão de documentos e informação, para ajudar a sua organização nesta importante jornada é outro aspeto chave.
Tendo como objetivo organizar e simplificar o arquivo dos seus clientes, a Papiro disponibiliza recursos, processos e procedimentos de qualidade no âmbito do tratamento, análise, descrição, avaliação e seleção documental, promovendo a preservação dos documentos relevantes e o acesso à informação.
A transferência de suportes (ou digitalização) e a desmaterialização de processos são soluções técnicas preconizadas como estratégia de preservação da informação e suporte ao acesso partilhado. Não menos importante, a Papiro promove ações de sensibilização e formação para uma correta adoção e implementação de boas práticas de gestão de sistemas de Arquivo.
A PAPIRO pode ajudar a sua empresa a implementar as boas práticas da gestão documental, com soluções à medida de cada orçamento.